Møter den analoge brevpostsendingen sitt endelikt i den digitale verden? Ikke nødvendigvis. Både private og offentlige bedrifter har fortsatt behov for å sende brev, men de behøver ikke å håndtere brevpostsendingen selv. Det er langt mer gunstig å pensjonere frankeringsmaskinen og sette vekk arbeidet til en ekstern posttjenesteleverandør.
For 40 år siden var en jobb i Posten en av de tryggeste arbeidsplassene man kunne velge. Det er det neppe mange som tenker i dag. I tråd med den teknologiske utviklingen har digitale kommunikasjonsløsninger redusert antallet fysiske brevpostsendinger betraktelig.
Både offentlige og private bedrifter har lenge arbeidet med å utvikle og forbedre sine egne elektroniske løsninger, noe som har skapt et massivt fall i brevvolumet. Ifølge Posten Norge har volumet falt med 60 prosent siden 1999 og 13 prosent i 2017 alene, og ifølge en svensk forskningsrapport er det 78,6 prosent sjanse for at postbud som yrke vil bli tatt over av datamaskiner innen 2035.
Selv om de tradisjonelle brevpostsendingene forsvinner til fordel for digital kommunikasjon, har flere bedrifter fortsatt behov for å sende ut skriftlig kommunikasjon, enten det er papirbaserte kundeaviser, brosjyrer og markedsføringsmateriell eller sensitiv privatinformasjon som må sendes per post. Ikke minst har antallet pakkesendinger gått opp på grunn av økende netthandel, pakker som fortsatt må sendes og leveres på den tradisjonelle måten. Men man trenger ikke tviholde på frankeringsmaskinen eller postrommet av den grunn. Posten kan heller håndteres av en profesjonell leverandør av posttjenester.
Hente-, bringe- og frankeringstjenester
I sin enkleste form er posttjenester en form for budtjeneste. Post hentes i postboksen din om morgenen og postbudet kjører det ut og leverer det enten i resepsjonen din eller i postrommet ditt. På ettermiddagen tar de med seg den utgående posten din, registrerer pakkene så du kan spore dem og sender det av gårde til mottakeren.
Men posttjenester kan også omfatte mer, som for eksempel:
- Frankeringstjenster, der brev og pakker frankeres i en postsentral
- Bud- og internposttjenester, der pakker og internpost hentes og bringes til og fra lokasjoner i distriktet
- Pakke- og konvolutteringstjenester, der pakker, brev og dokumenter klargjøres av en ekstern partner for interndistribusjon eller postutsending
Kostnadsbesparelser og effektivitetsgevinster
For bedrifter som fortsatt belager seg på skriftlig, papirbasert kommunikasjon, vil outsourcing av posttjenester generere en rekke kostnadsbesparelser og effektivitetsgevinster:
- Kutte ut frankeringsmaskinen: Å ha en frankeringsmaskin er forbundet med en ganske stor kostnad. De er dyre både å kjøpe og leie, og de er dyre å drifte. Med outsourcing av posttjenester faller leie av frankeringsmaskiner bort. Dagens maskiner kan fjernes og serviceavtaler kan sies opp.
- Porto etter forbruk: Egen frankeringsmaskin krever forhåndskjøp av porto. Med posttjenester slipper man å binde opp denne kapitalen og heller få etterskuddsvis fakturering på det faktiske forbruket.
- Unngå straffeporto: Feilfrankering, der man kjøper for lite porto, genererer straffeporto – et solid tilleggsgebyr. En profesjonell leverandør av posttjenester sørger alltid for riktig porto og den mest kostnadseffektive portoen for produktene.
- Reduserte utgifter til rekvisita: Outsourcer du posttjenester, slipper du å bruke tid og penger på å kjøpe inn etiketter, stempelsverte eller annen type nødvendig rekvisita.
- Ingen driftsstans: Feiler frankeringsmaskinen din, blir det heller ingen postutsendelser. En profesjonell leverandør har gjerne flere backup-muligheter som sikrer at driften ikke stopper opp.
- Arealbesparelser: Outsourcing av posttjenester kan fjerne behovet for egne, dedikerte postrom som tar opp unødig mye plass.
- Reduserte administrasjonskostnader: Å la interne medarbeidere bruke tiden på posthåndtering, spiser av tiden de kunne brukt på mer verdiskapende arbeid. Om en medarbeider bruker en halvtime om morgenen for å hente posten og en halvtime for å håndtere posten, snakker vi faktisk en times tapt arbeidstid per arbeidsdag.
Selv i vår digitale verden gir effektiv og punktlig post- og pakkehåndtering god flyt i organisasjonen. Selv om det har blitt mindre av de gamle postutsendelsene, har flere av oss fortsatt behov for å kommunisere med omverdenen på den tradisjonelle måten. Med en god tjenesteleverandør av posttjenester på laget, sørger du for at denne delen av virksomheten går som den skal, mens du kan konsentrere deg om din egen kjernevirksomhet.
