Slik skaper du fornøyde leietakere

Et godt drevet bygg gir bedre renommé. Et kontorbygg eller anlegg med godt renommé gir solide leietakere og langvarige leiekontrakter. De flinkeste eiendomssjefene vet dette og spytter mye tid, energi og ressurser inn i eiendomsdriften sin og tjenestetilbudene sine. Her forteller vi deg hvordan de gjør det, slik at også du kan være trygg på at leietakerne dine ikke forsvinner når det er tid for avtalefornyelse.

Analysesjef i DNB Næringsmegling, Gunnar Selbyg, uttalte under DNBs eiendomsseminar i mars 2018 at et bytte av leietaker koster opp mot 2,5 års leie. På en side stiller ofte nye leietakere høye krav til oppgradering av lokaler og ønsker høy standard og fleksible kontorlokaler. På den andre siden koster det gårdeiere betydelige pengesummer ved å la lokalene stå tomme i renovasjonsperioden. Når det kombineres med en stadig økende kamp om å tiltrekke nye leietakere og stadig kortere leiekontrakter, blir det desto mer viktig å beholde leietakerne man har. 

For å hjelpe deg med å holde de eksisterende leietakerne dine fornøyde, har vi samlet sammen de mest sentrale kjennetegnene på eiendomssjefer som er dyktige til å holde på leietakerne sine.

Tett dialog med leietakerne

God kommunikasjon er alfa og omega for eiendomssjefer. De som evner å skape og opprettholde en tett dialog med leietakerne sine, vil få igjen for innsatsen de legger inn i form av forlengede leiekontrakter. De beste av dem, er de som legger en konkret kommunikasjonsstrategi med det overordnede målet om å beholde eksisterende leietakere. I praksis betyr dette å lytte til og se leietakernes behov, ønsker og utfordringer, og møte dem på best mulig måte.

De aller beste eiendomssjefene utnytter i tillegg teknologi for å forbedre og effektivisere dialogen og bedre overvåke leietakernes behov. De gir leietakerne muligheten til å kommunisere med tjenestetilbyderne i sanntid gjennom de kanalene de selv foretrekker, enten det er telefon, epost, sosiale medier eller lignende.

Høy faglig kompetanse

Servicetjenester levert til næringsbygg og anlegg, enten det er eiendomsdrift, kantinedrift eller renhold, stiller høye krav til faglig kompetanse. Alle disse områdene er fagtunge områder som krever spesialisert ekspertise. Aktører som lander den ene avtalefornyelsen etter den andre, gjør dette til en prioritet, og iverksetter tiltak på særlig følgende områder:

• Sertifiseringer og ledelsessystemer: Det finnes en rekke sertifiseringer, standarder og ledelsessystemer som har til hensikt å heve kvaliteten på ulike servicetjenester i næringsbygg, kontorbygg og anlegg. Eiendomssjefer av rang vet dette, kjenner til innholdet i dem og vet å utnytte dem til det beste for leietakerne sine.

• Teknologi og digitalisering: Teknologiens underverker gjør også underverker i de beste eiendomssjefenes næringsbygg. Eiendomssjefer som er langt framme i skoen vet å utnytte sensorteknologi, Big Data, avanserte analysemetoder og robotikk for å øke tilfredsheten til leietakerne sine.

• Medarbeiderkursing: De ulike servicetjenesteområdene utvikles hurtig. Nye trender, nye muligheter, nye metoder og nye teknologier dukker stadig opp. De beste eiendomssjefene sørger for at medarbeiderne kontinuerlig er oppdatert på hva som skjer innen sine respektive fagfelt for å øke kvaliteten på tjenestene som leveres. 

Forståelse for leietakers behov

De beste eiendomssjefene forstår at dagens og fremtidens leietakerbehov ikke er de samme som gårsdagens. Nye arbeidsformer og arbeidsmetoder, generasjonsskifter, endrede designprinsipper, sofistikert organisasjonskultur og banebrytende teknologier tvinger frem et nytt syn på hva leietakerne verdsetter:

• Teamsamarbeid og kommunikasjon: Nye kommunikasjons- og skyløsninger har gjort det lettere for medarbeidere å samarbeide om prosjekter uavhengig av tid og sted. Som en konsekvens fokuserer arbeidsplasser i økende grad på teamarbeid fremfor individuelt arbeid. Som respons er bedrifter interessert i at medarbeiderne samles i større grad enn tidligere for å skape nye, innovative ideer.

• Større fokus på arbeidsplassdesign: Stadig flere bedrifter får øynene opp for betydningen arbeidsplassdesign har på produktivitet, kreativitet og bunnlinjen. Research fra det globale arkitekt- og designfirmaet Gensler, avslører at dårlig arbeidsplassdesign koster amerikanske bedrifter nærmere 300 milliarder i tapt produktivitet i året.

• 4G arbeidskraft: I dag er det første gang fire generasjoner er samlet på arbeidsplassen. Unge, digitale hoder strømmer inn i arbeidslivet og seiglivede seniorer står stadig lenger i jobb. Det betyr at arbeidsplassene, kontorbyggene og driften av tjenestene som leveres til byggene må tilpasses for å passe et stort spenn av ulike behov. 

• Økende konkurranse om talenter: Kampen om talenter har vært stor i flere tiår. Konsulentfirmaet McKinsey definerte begrepet «war of talent» allerede i 1997, da de så en økende konkurranse for å tiltrekke seg og beholde medarbeidere i en tid der få medarbeidere er i stand til å erstatte den aldrende arbeidsstokken som nå forlater arbeidslivet. Det samme firmaet publiserte nylig en studie som viser at bedrifter som er dyktige til å tiltrekke seg og beholde talenter er 400 prosent mer produktive enn gjennomsnittet. Å omforme utdaterte kontorbygg og -lokaler til attraktive arbeidsplasser gjennom teknologi, innovasjon og arbeidsplassdesign kan hjelpe bedrifter med å tiltrekke seg de riktige talentene.

Eiendomssjefene som beholder leietakerne sine over lang tid forstår disse trendene og behovene, og tilpasser kontorbyggene sine til dem. Og når det dukker opp nye trender og behov, tilpasser de seg til dem også. 

Tiltak for økt trivsel og gode opplevelser

Jobb er mer enn bare noe vi drar til. Det er en viktig del av livene våre, og et økende antall arbeidssøkere leter etter arbeidsgivere som kan tilby noe mer enn bare en kontorplass til å jobbe på. Derfor søker også flere og flere leietakere etter kontorbygg og anlegg som kan hjelpe dem å tilby noe mer for fremtidige jobbsøkere. De dyktigste eiendomssjefene tilrettelegger etter beste evne og evner å se nye muligheter for hvordan de kan skape trivelige og gode opplevelser for leietakerne og deres ansatte, enten det er økt kapasitet på sykkelstativene, gode garderober eller forbedrede kantiner. Her er noen eksempler:

• Industri Energi Holding oppgraderte den tradisjonelle kantineløsningen til en personalresturant da de flyttet inn i sitt nye kontorlokale på Youngstorget i Oslo i 2017.

• National Oilwell Varco Norway omorganiserte og samkjørte tjenestetilbudene gjennom kompetanseheving, forenklede beslutningsprosesser, proaktiv ledelse og forbedret ressursallokering for både å redusere kostnader og heve brukertilfredsheten.

• Obos Forretningsbygg investerte i forbedret kantinedrift og renhold for å bidra til økt trivsel hos leietakerne sine.

Bygg blir stadig mer tekniske og det blir stadig mer krevende for eiendomssjefer å ha god nok kompetanse til å holde oversikt og følge med på nye og stadig endrende trender og behov. Enkelte velger derfor å inngå et partnerskap med en totalleverandør av servicetjenester, som kan videreføre og forvalte den gode relasjonen med eksisterende leietakere og profesjonalisere og forbedre eiendomsdriften og tjenestetilbudet. Det er det gode grunner til: Leietakere som er fornøyde med eiendomsdriften, er tre ganger så tilbøyelige til å fornye leieavtalene sine.