Systematisert drift er bra for vedlikeholdet

Godt planlagt og gjennomført drift av eiendommer gir optimalt vedlikehold. Og er vedlikeholdet på eiendommen optimalt, blir standarden bedre, salgs- og utleieprisen høyere og behovet for omfattende rehabiliteringer mindre.

Mange gårdeiere og utleiere forsømmer sin plikt og vier ikke vedlikeholdet i byggene sine tilstrekkelig oppmerksomhet. Utstyr og anlegg kan stå og gå uten at det blir fulgt opp, justert og tilpasset, og fasader og tak kan slites og tæres på uten at de holdes vedlike.

Å la utstyr og anlegg eller tak og fasader seile sin egen sjø, kan spare noen kroner og ører der og da. Men til syvende og sist er det en kortsiktig strategi. Manglende vedlikehold reduserer levetiden til utstyr og anlegg, legger en demper på trivselen til brukerne av bygget og øker sjansen for betydelige rehabiliteringsbehov over tid.

En mer bærekraftig og langsiktig strategi innebærer å legge en god driftsplan og tilrettelegge for systematisk drift av bygg og anlegg. Da vil vedlikeholdet bli en naturlig del av den kontinuerlige driften.

Viktigheten av god drift og vedlikehold av eiendommer

Det er bare å vende blikket mot kommune-Norge for å illustrere hvordan manglende fokus på vedlikehold får store økonomiske konsekvenser. Flere kommuner bruker ekstremt lite penger på drift, noe som får uheldige følger for vedlikeholdsbehovet. For en del år tilbake gjennomførte KS en undersøkelse av tilstanden på kommuners og fylkeskommuners bygninger. De identifiserte et samlet oppgraderingsbehov på mellom 94 og 141 milliarder kroner, mye på grunn av for lavt årlig vedlikehold. 

Et begrenset fokus på drift og vedlikehold er kanskje kostnadseffektivt på kort sikt, men hvis sluttresultatet blir at man må totalrehabilitere bygget etter 20 år, blir sluttsummen ofte langt høyere enn den behøver å bli. Vedlikeholder man bygg og anlegg jevnlig, blir utgiftene lavere over tid ved at behovet for omfattende rehabiliteringstiltak blir mindre.

Filterbytte i et ventilasjonsanlegg kan stå som et godt eksempel på hvordan systematisert drift reduserer vedlikeholdskostnadene. Hvis du ikke bruker riktig filter og drifter ventilasjonsanlegget på riktig måte, så risikerer du å dra inn alt mulig rart i anlegget. I verste fall så reduserer du levetiden til anlegget, noe som fort kan bli veldig dyrt. Følger du ikke opp driften av ventilasjonsanlegget, så er det kanskje billigere på kort sikt, men levetiden til anlegget kan reduseres med mange år.  

Husk vedlikeholdsplikten

Godt vedlikehold av eiendommer er ikke bare økonomisk fornuftig, det er også en plikt. Der leietaker har vedlikeholdsplikt innenfor sine egne fire vegger, har utleieren eller gårdeieren vedlikeholdsplikt i fellesarealer, på utvendig fasade og av støttefunksjoner som varme, strøm og ventilasjon. Svikter ventilasjons- eller varmeanlegget eller forsømmes det utvendige vedlikeholdet, er det gårdeieren som må stå til ansvar. 

Veien til optimalt vedlikehold av eiendommer

En forutsetning for at eiendommen skal fungere som planlagt, er at det driftes og vedlikeholdes løpende. Og er driften tilstrekkelig systematisk, vil behovet for vedlikehold reduseres. Men hvordan går man fram for å skape en optimal drift og et godt vedlikehold? Disse fem stegene hjelper deg godt på vei:

1. Utarbeide en tilstandsvurdering av eiendommen: Om du ikke sitter på en nyere tilstandsvurdering av eiendommen din, bør du utarbeide en som et grunnlag for vedlikeholdsplanen. Bruk gjerne standarden NS 3424, et verktøy som hjelper deg med å få oversikten over tilstanden i forhold til et gitt referansenivå og eventuelle tiltak som kan redusere avvik.
2. Implementere et komplett teknisk komponentregister: For at vedlikeholdsplanleggingen skal bli optimal, bør du kartlegge og merke ulike komponenter i et komplett teknisk komponentregister. Det innebærer å kartlegge og merke ulike komponenter.
3. Lage en vedlikeholdsplan: Gammel bransjestandard sier at man bør gjennomføre vedlikeholdet til gitte tidspunkt, altså frekvensbasert vedlikehold. En mer moderne og kostnadseffektiv metode er å basere vedlikeholdet på behov og risikoanalyser. Da kan du halvere frekvensen og redusere vedlikeholdskostnadene. Bruk gjerne standardene NS 3451, eller bygningsdeltabellen, og NS 3454 for livssykluskostnader, som et grunnlag for vedlikeholdsplanen din. Bygningsdeltabellen bruker tilstandsgrader som hjelper deg til å identifisere hva som haster mest. Den fastlegger inndeling i bygnings- og installasjonsdeler for systematisering, klassifisering og koding av informasjon i de fysiske bygnings- og anleggsdelene. NS 3454 hjelper deg til å beregne kostnadene for hele livssyklusen, ved å beskrive forholdet mellom livssykluskostnader, årlige kostnader, levetidskostnader og årskostnader.
4. Etablere en detaljert driftsinstruks: For å gjøre driften av eiendommen effektiv bør du utarbeide en driftsplan og en detaljert driftsinstruks. Baser denne gjerne på bygningsdeltabellen for løpende skjøtsel, tilsyn og enkelt vedlikehold. Det er en fordel om driftsinstruksen er tilgjengelig gjennom digitale løsninger som nettbrett og smarttelefoner. Det vil gjøre hverdagen enklere for dem som gjør vedlikeholdsarbeidet.
5. Samle informasjonen på ett sted: Alle vedlikeholdsplaner, driftsplaner, serviceavtaler, rapporter og FDV-dokumentasjon bør samles på ett sted, gjerne i digital form slik at informasjonen er enkelt tilgjengelig for alle involverte parter.

Verdien av profesjonelle driftsaktører

Har du ikke kompetansen eller ressursene til å gjennomføre systematisk drift for et optimalt vedlikehold, kan det lønne seg å koble på en samarbeidspartner. En profesjonell driftsaktør gjør vedlikeholdet til en del av den kontinuerlige driften eller fanger opp vedlikeholdsbehovet gjennom gode rapporteringsrutiner. Ikke minst vil de kunne vurdere vedlikeholdsbehovet og potensielt finne måter å redusere hyppigheten av vedlikeholdet. Vedlikeholdsbehovet vil imidlertid aldri forsvinne selv om driften er god, men eiendom, anlegg og utstyr vil holde seg bedre over tid og leve så lenge det er ment å leve.