Hvilket formål har egentlig resepsjonen i 2018? Det er et spørsmål stadig flere stiller seg ettersom teknologiens og digitaliserings lange armer strekker seg inn i resepsjonsområdene til bedrifter verden over. Flere og flere tradisjonelle resepsjonsoppgaver automatiseres og tas over av roboter, men har teknologien gjort resepsjonister overflødige?
Automatiserte resepsjonstjenester
Automatiseringen og robotiseringen av samfunnet vårt har skapt overskrifter om tap av jobber og arbeidsplasser i lang tid. Med god grunn. Opptil 800 millioner arbeidstakere verden over kan ha mistet jobben de har i dag til roboter innen 2030. Og slik er det også i resepsjonen. Virtuelle resepsjonister har tatt over telefonlinjene og automatiserte systemer tar imot og skriver inn besøkende gjester gjennom et enkelt tastetrykk. Allerede i dag møtes du av en robot i inngangslokalet til en London-basert bedrift og i et belgisk sykehus.
For mange bedrifter er roboter eller andre automatiserte systemer bedre egnet enn en tradisjonell resepsjonist. Enkelte bedrifter har ikke budsjett til en resepsjonist ansatt på fulltid. Andre for få besøkende gjester og innkommende telefoner til å rettferdiggjøre en resepsjonist. Ytterligere andre ønsker å kutte kostnader ved å droppe resepsjonisten.
Men, resepsjonisten må ikke nødvendigvis pakke sakene sine og dra. Resepsjonen er fortsatt gjestenes første møte med bedriften, og inntrykket de får her vil påvirke hvordan de oppfatter bedriften som helhet. Dermed er det fortsatt behov for serviceinnstilte, vennlige og varme resepsjonister. Teknologien gjør ikke vedkommende overflødig, men frigjør kapasitet hos resepsjonisten til å utføre en rekke andre viktige oppgaver. Ansvarsområdet til resepsjonisten kan utvides, til fordel for bedriften som helhet.
Fra resepsjonist til servicekoordinator
Rollen til resepsjonisten er i ferd med å endres. På grunn av teknologien kan vedkommende ivareta en rekke oppgaver og ansvarsområder som ikke tidligere lå innenfor det tradisjonelle resepsjonsarbeidet. I dette ligger det en rekke gevinster. Resepsjonisten kan ta på seg oppgaver som faller utenfor kjernevirksomheten til bedriften og dermed frigjøre tid hos andre medarbeidere, slik at de kan fokusere på verdiskapende arbeid.
Ved siden av oppgaver knyttet til den tradisjonelle resepsjonen, som mottakelse og veiledning av gjester og ansatte, adgangskontroll, parkeringsadministrasjon, posthåndtering, taxibestillinger og sentralbord, kan resepsjonisten også håndtere tilleggsoppgaver. Dette kan for eksempel være posttjenester, rekvisita, møteromsforberedelser og skanning og kopiering.
Den største gevinsten ligger imidlertid å gjøre resepsjonisten til et sentralt kontaktpunkt for en rekke ulike servicetjenester i kontorbygget, ikke bare kontorstøtte. Resepsjonisten kan bli en servicekoordinator, eller husvert om du vil. En slik servicekoordinator eller husvert kan følge opp servicenivåavtaler med tjenesteleverandører og kontrollere at tjenestene oppfyller avtalte krav om tidsfrister, kvalitet og kostnader, og håndtere den daglige ressursfordelingen.
Fordeler med en servicekoordinator
Så, er resepsjonister egentlig nødvendig i 2018? For bedrifter med hyppig besøk av gjester og kunder, har resepsjonisten fortsatt en rolle å spille. Men rollen vedkommende spiller er noe annerledes enn tidligere. En effektiv utnyttelse av resepsjonen i dag, krever en endring i måten man tenker på formålet til resepsjonen og resepsjonisten. De bedriftene som evner å skifte dette tankesettet vil kunne oppnå flere fordeler:
- Teknologiens effektivitet kombinert med menneskelig varme: Den beste kombinasjonen for mange bedrifter viser seg å være automatiske resepsjonstjenester i kombinasjon med personer. Det gir resepsjonisten friheten til å utføre andre oppgaver, men samtidig muligheten til å informere gjester som har spørsmål eller trenger veiledning ved behov.
- Ett kontaktpunkt: Ved å legge det overordnede ansvaret av oppfølgingen av servicetjenester over på servicekoordinatoren, vil du få ett kontaktpunkt som fungerer som et felles nav for alle medarbeidere når det gjelder problemstillinger og spørsmål knyttet til servicetjenester. Har du flere underleverandører innenfor de ulike tjenesteområdene, vil et sentralt kontaktpunkt utvilsomt effektivisere arbeidet.
- Synergier for økt servicenivå: Om resepsjonisten fungerer som et kontaktpunkt for ansatte, kunder og servicemedarbeidere vil det lettere kunne oppstå synergier på tvers av de ulike tjenesteområdene. Dette blir særlig tydelig i tilfeller der bedrifter samler alle tjenestene under én felles ledelse hos en Facility Management-leverandør, der alle medarbeiderne trenes i å jobbe på tvers av de ulike tjenesteområdene.
Resepsjonen er fortsatt et veldig viktig område i bedrifters kontorbygg, og resepsjonisten kan bidra til å forsterke kundens førsteinntrykk av en bedrift. Så, resepsjonsområdet og resepsjonisten blir nok med oss videre en god stund til, så lenge man ser verdien av å utvide ansvarsområdet til vedkommende for å effektivisere driften av kontorbygget som helhet.
Ta gjerne kontakt med en totalleverandør av servicetjenester for næringsbygg, eller en Facility Management-leverandør, om du ønsker å få mer bistand til å transformere resepsjonisten din til en servicekoordinator på best mulig måte. Du kan for eksempel begynne med å ta en kikk på vår «Guide til Facility Management», for mer råd og tips om hvilke gevinster du kan oppnå gjennom profesjonell fasilitetsstyring.
