Kjenner du på at det er krevende å holde deg oppdatert på lover og regler om Byggherreforskriften, Brann- og eksplosjonsvern, Internkontrollforskriften, El-sikkerhet og Miljørettet helsevern? Samtidig skal du sørge for jevnlig vedlikehold og ivareta ansatte og leietagere på en eksemplarisk måte. Det er et stort ansvar og en enorm mengde med dokumentasjon å holde orden på.
Jeg vil nødig fremstå som om jeg farer med trusler, men henger du med litt til så vil jeg greie ut om fordelene ved å sette ut den tekniske driften av bygget ditt, enten du forvalter ett enkelt bygg eller har en stor, diversifisert bygningsportefølje.
Sikkerhet i bygget
Viktigst av alt: det kan bli dyrt å ikke gjøre ting forskriftsmessig og korrekt. Et verst tenkelig scenario er brann i bygget med personskader. Slangetromler og annet slokningsutstyr fungerer ikke fordi det ikke har blitt kontrollert etter forskriftene og du skal forklare dette for politi, arbeidstilsynet og forsikringsselskapet.
Har du satt ut den tekniske driften vil dette bli tatt hånd om med en frekvens satt etter en risikoanalyse. Risikoanalysen vil også omfatte legionellamålinger, kontroll av elektroteknisk anlegg, brann og evakuerings anlegg i henhold til Internkontrollforskriften. I tillegg skal verneombud og ansatte ivaretas og oppleve at sikkerheten er godt ivaretatt.
Vedlikehold og verdiøkning
Et bygg i forfall mister fort verdi og blir lite attraktivt på utleiemarkedet. Mange bygg har et stort vedlikeholdsbehov som først skal kartlegges og så utføres. Kanskje benytter du deg av en lang rekke underleverandører til å utføre ulike oppgaver. Det blir mange å forholde seg til og ingen som egentlig har den hele og fulle oversikten. Vi anbefaler at du finner én samarbeidspartner og sammen gjør en grundig tilstandsvurdering av bygget ved overtagelse. Denne tilstandsvurdering sammen med leieavtalen(e) og teknisk driftsavtale vil synliggjøre hvem som har ansvar for hva i de forskjellige avtalene med leietaker. Når avtalen avsluttes må man se om leietaker og drifter har vedlikeholdt bygget i henhold til avtalen som er inngått. Da går man gjennom de samme punktene og ser om vedlikeholdet er opprettholdt og eventuelt forbedret.
En tilstandsvurdering og vedlikeholdsplan baseres på bygningsdeltabellen NS 3451 og NS 3454 som er livssykluskostnader. Vedlikeholdsplanen deler vi opp i 1-3, 3-5 og 5-10 år. Med en slik plan kan du planlegge og budsjettere bygget på en mye bedre måte.
Du skal til enhver tid sørge for at bygget er i optimal tilstand. Tenk som om det skulle selges i morgen. Ville du hatt visning på boligen din om den ikke fremsto i god stand? Bygget representerer store verdier, som krever flinke folk til å ta seg av både tak, fasade, fellesarealer, kontorer, boliger og tekniske installasjoner. En leverandør av teknisk forvaltning setter sammen rett kompetanse til hvert enkelt bygg og sikrer oppfølging av lovpålagte oppgaver, service og vedlikeholdsavtaler og løpende vedlikehold. Du slipper å jobbe ad-hoc med uforutsette kostnader og misfornøyde leietakere. Brannslukningsarbeid er lite tilfredsstillende og ingen god måte å jobbe på verken på kort eller lang sikt.
Bærekraftig bygg
Det grønne skiftet merkes også i vår sektor, og det er fokus på energioptimalisering, avfallshåndtering og vannforbruk. Du bør kjenne til bygningstabellen (NS 3451) og lagre informasjonen du henter inn i ditt eksisterende FDV-system, SD-anlegg og energioppfølgingssystem.
Setter du ut disse tjenestene må du sørge for at det er kyndige driftsteknikere som tar seg av alt fra ettersyn av fellesareal og tekniske anlegg til energi, vann og avfallsoppfølging.
Stabil arbeidskraft
Ved å leie inn en profesjonell aktør til å ta seg av den tekniske driften av ditt bygg vil du til enhver tid ha tilgang på riktig kompetanse og du vil alltid ha noen som kan ta jobben som skal gjøres. Du får ikke utfordringer med sykdom og fravær, men har alltid en beredskap og et forutsigbart budsjett å forholde deg til.
I tillegg vil en samarbeidspartner på teknisk drift som regel ha gode leverandøravtaler på det byggtekniske som elektriker, rørlegger, heismontører og lignende, samt på materiell og forbruksartikler. Der er det penger å spare.
Faren ved outsourcing
Fordelene er mange, men det er verdt å være oppmerksom på noen av fallgruvene som kan dukke opp når du setter ut den tekniske driften av bygget til andre.
I denne artikkelen kan du lese mer. Det kan oppstå skjulte kostnader og du kan få mindre fleksibilitet i din organisasjon. Konsulentfirmaet Deloitte kom fram til dette i en guide om outsourcing publisert i 2016.
Oppsummert er fordelen ved å sette ut den tekniske driften av bygget mange og det er smart. Dette er de viktigste punktene som en profesjonell aktør vil sørge for, slik jeg ser det:
- Ivaretar lover og forskrifter som gjør bygget sikkert å bo eller jobbe i
- Utarbeider vedlikeholdsplan og utfører vedlikehold
- Sørger for at byggets verdi øker
- Samler all dokumentasjon knyttet til byggets tilstand
- Etablerer et «grønt» bygg som ikke påfører omgivelsene unødig skade
- Har alltid tilgjengelig bemanning med rett kompetanse
