Outsourcing av eiendomsdrift: Fordeler og ulemperOutsourcing av tjenester blir stadig mer vanlig blant norske bedrifter. Enkelte outsourcer finanstjenester, andre innkjøp. Noen outsourcer HR-tjenester, mens ytterligere andre outsourcer eiendomsdrift. Det er sistnevnte vi skal se nærmere på her. Hvilke fordeler outsourcing av eiendomsdrift gir, hvilke ulemper det kan medføre, og hvordan du kan unngå sistnevnte.

I korte drag dreier outsourcing seg om å hyre inn en ekstern aktør for å levere tjenester som tradisjonelt har blitt utført in-house av en bedrifts egne medarbeidere. Outsourcing av eiendomsdrift involverer en risiko som kan gjøre det til en idé du aller helst ikke burde fått eller den beste avgjørelsen du noen gang har tatt. Som det så ofte er med outsourcing, finnes det både fallgruver og gevinster ved å sette vekk eiendomsdriften. Her vil vi skissere hvordan du kan beholde fordelene og luke vekk ulempene.

Last ned gratis guide til Facility Management

Fordeler med å outsource eiendomsdrift

Når bedrifter begir seg ut på outsourcing av eiendomstjenester har de ofte kostnadsbesparelser som sin primære målsetning. Og, ja, kostnadsbesparelser er en betydelig fordel ved å outsource eiendomsdrift, men det følger også med en rekke andre fordeler ved å legge eiendomsdriften i hendene på en samarbeidspartner.

  • Planlagt vedlikehold: Du kan bevege deg bort fra ad hoc vedlikehold til planlagt vedlikehold. Det vil gi deg bedre kontroll på vedlikeholdskostnadene dine både i inneværende år og fremover i tid
  • Raskere reaksjonstid: Ved å overlate eiendomsdriften til en ekstern partner øker du reaksjonstiden din om det skulle oppstå noe uforutsett som krever rask handling. Fremfor at du eller en av medarbeiderne dine må legge vekk andre presserende oppgaver, kan du støtte deg på eksterne ressurser til å ta seg av hasteoppgaver du ikke har tid eller kanskje heller ikke kompetanse til å håndtere
  • Gode innkjøpsavtaler: Profesjonelle leverandører har gjerne bedre innkjøpsbetingelser fra sine underleverandører enn det enkeltstående gårdeiere er i stand til å få til på egen hånd
  • Tilgang på kompetanse: Bygg blir stadig mer komplekse og det kan bli vanskeligere for eiendomssjefer å ha tilstrekkelig kompetanse på alle fagområder. Ved outsourcing vil du kunne få tilgang til spesialisert kompetanse og kunnskap som du og dine egne medarbeidere ofte mangler
  • Frigjort tid: En rekke gårdeiere outsourcer fordi de vil at eiendomsdriften skal fungere av seg selv, slik at de selv frigjør tid til å pleie relasjonen med leietakerne og fokusere på sin egen kjernevirksomhet
  • Administrasjon: Outsourcingpartneren din tar seg av all nødvendig administrasjon, slik at du slipper å tenke på ferier, sykdom og permisjoner
  • Nøkkeltall: Outsourcing til en profesjonell aktør åpner muligheten for referansemåling (benchmarking) av eiendommene dine opp imot tilsvarende eiendommer i markedet

Les også: Slik kommer du i gang med Facility Management

Ulemper med å outsource eiendomsdrift

Konsulentfirmaet Deloitte publiserte i 2016 en guide til outsourcing som illustrerer noen av utfordringene som ofte melder seg når man outsourcer. Selv om rapporten i utgangspunktet er tiltenkt Finansforbundet, er flere av poengene de fremhever relevante for outsourcing av eiendomstjenester for andre aktører, som gårdeiere:

  • Outsourcing kan føre til en lavere grad av kontroll over tjenestene som kjøpes inn
  • Det stiller krav til effektiv leverandørstyring, som igjen forutsetter at man har tid og ansatte med den rette kompetansen
  • Skjulte kostnader kan oppstå i form av uforutsette kostnader i oppstartsfasen og gjennom leverandørstyring
  • Økt risiko for begrenset fleksibilitet i organisasjonen din

Disse og andre utfordringer er reelle og gyldige bekymringer, og de er vel verdt å vurdere før du velger å outsource eiendomsdriften. Men disse problemene er likevel fullt mulig å unngå. Det handler i bunn og grunn om god planlegging og å finne den riktige samarbeidspartneren. 

Fra planlegging til drift: En kort introduksjon til outsourcingprosessen

Om du velger å outsource eiendomsdriften, bør du begynne med å tydelig definere alle gevinstene du kan oppnå og alle kostnadene som kan løpe på. Det handler i all hovedsak om å grave dypt ned i nåsituasjonen til bedriften din og kartlegge alle kostnadene du har knyttet til eiendomsdrift i dag og hva du ser for deg å spare på å sette vekk arbeidet. 

Ikke minst må du også kartlegge behovet ditt klart og tydelig, og definere det i en «service level agreement» (SLA), som inneholder en konkretisering av servicenivået på tjenestene som skal leveres. Det konkretiserte servicenivået bør måles i noen KPI-er. For å se om leveransen er god nok. Det vil gjøre det lettere for leverandøren å møte ønskene og behovene dine, og det vil bli lettere for deg som kunde å stille krav om de ikke leverer på løftene sine. 

Til syvende og sist må du finne den riktige samarbeidspartneren. Dette bør være en leverandør som kan fungere som en strategisk sparringspartner og kan tilby rådgivere som evner å tilføre organisasjonen din et nytt blikk på hvordan du drifter eiendommene dine og se forbedringspotensialer.

New Call-to-action