Når bedrifter velger å outsource eiendomsdriften, har de ofte kostnadsbesparelser som sin primære målsetning. Men det følger også en rekke andre fordeler ved å legge eiendomsdriften i hendene på en samarbeidspartner.
Outsourcing av tjenester blir stadig mer vanlig blant norske bedrifter. I korte drag dreier dette seg om å hyre inn en ekstern aktør for å levere tjenester som tradisjonelt har blitt utført in-house av bedriftens egne medarbeidere.
Å la en ekstern aktør ta seg av en så viktig oppgave som driften av eiendommene dine, kan ved første øyekast virke nervepirrende. Som det så ofte er med outsourcing, finnes det både fallgruver og gevinster ved å sette vekk eiendomsdriften. Men med god planlegging og en dyktig samarbeidspartner på laget, kan outsourcing av eiendomsdriften vise seg å bli en av de beste avgjørelsene du kan ta.
1. Planlagt vedlikehold
Outsourcing av eiendomsdrift lar deg slutte med ad hoc vedlikehold og begynne med planlagt vedlikehold. Det vil gi deg bedre kontroll på vedlikeholdskostnadene dine både i inneværende år og fremover i tid.
2. Raskere reaksjonstid ved uforutsette hendelser
Ved å overlate eiendomsdriften til en ekstern partner, øker du reaksjonstiden din om det skulle oppstå noe uforutsett som krever rask handling. Fremfor at du eller en av medarbeiderne dine må legge vekk andre presserende oppgaver, kan du støtte deg på eksterne ressurser til å ta seg av hasteoppgaver du ikke har tid eller kanskje kompetanse til å håndtere.
3. Gode innkjøpsavtaler
Profesjonelle leverandører har gjerne bedre innkjøpsbetingelser fra sine underleverandører enn det enkeltstående gårdeiere er i stand til å få til på egen hånd.
4. Tilgang på kompetanse
Bygg blir stadig mer komplekse, og det kan bli vanskeligere for eiendomssjefer å ha tilstrekkelig kompetanse på alle fagområder. Ved outsourcing vil du kunne få tilgang til spesialisert kompetanse og kunnskap som du og dine egne medarbeidere kanskje mangler selv.
5. Frigjort tid
Flere gårdeiere outsourcer fordi de vil at eiendomsdriften skal fungere av seg selv. Det lar dem frigjøre tid til å pleie relasjonen med leietakerne og fokusere på sin egen kjernevirksomhet.
6. Mindre administrasjon
Outsourcingpartneren din tar seg av all nødvendig administrasjon, slik at du slipper å tenke på ferieavvikling, fravær ved sykdom og permisjoner.
7. Tilgang på nøkkeltall
Outsourcing til en profesjonell aktør åpner muligheten for referansemåling (benchmarking) av eiendommene dine opp imot tilsvarende eiendommer i markedet.
Les også: Guide til outsourcing av servicetjenester
Slik lykkes du med outsourcing av eiendomsdriften
Liten kontroll på tjenestene som kjøpes inn. Krav til effektiv leverandørstyring. Skjulte og uforutsette kostnader. Dette er noen av utfordringene man kan møte på i en outsourcingprosess. Disse og andre utfordringer er reelle og gyldige bekymringer, og de er vel verdt å vurdere før du velger å outsource eiendomsdriften. Men disse problemene er likevel fullt mulig å unngå. Det handler i bunn og grunn om god planlegging og å finne den riktige samarbeidspartneren.
Om du velger å outsource eiendomsdriften, bør du begynne med å tydelig definere alle gevinstene du kan oppnå og alle kostnadene som kan løpe på. Det handler i all hovedsak om å grave dypt ned i nåsituasjonen til bedriften din og kartlegge alle kostnadene du har knyttet til eiendomsdrift i dag og hva du ser for deg å spare på å sette vekk arbeidet.
Ikke minst må du også kartlegge behovet ditt klart og tydelig, og definere det i en «service level agreement» (SLA), som inneholder en konkretisering av servicenivået på tjenestene som skal leveres. Det konkretiserte servicenivået bør måles i noen KPI-er. For å se om leveransen er god nok. Det vil gjøre det lettere for leverandøren å møte ønskene og behovene dine, og det vil bli lettere for deg som kunde å stille krav om de ikke leverer på løftene sine.
Til syvende og sist må du finne den riktige samarbeidspartneren. Dette bør være en leverandør som kan fungere som en strategisk sparringspartner og kan tilby rådgivere som evner å tilføre organisasjonen din et nytt blikk på hvordan du drifter eiendommene dine og se forbedringspotensialer.
Denne artikkelen ble første gang publisert 07.06.2018, og har siden blitt oppdatert og revidert.
