Lesetid: 6 minutter
Flere større selskaper ønsker å tilrettelegge mer for de ansattes behov og ønsker, for å øke effektiviteten og brukertilfredsheten på arbeidsplassen. Skal de få til det, må en dedikert person stilles til rådighet. Enter: site manager.
Kollega Andreas Lindland skrev nylig en informativ artikkel om viktigheten av å skape fornøyde leietakere og behovet for å møte stadig endrende og strengere krav til oppgradering av lokaler, høy standard og fleksible løsninger. En site manager kan ta på seg dette ansvaret og sørge for at eiendomsforvaltere av større bygg kan møte kravene, behovene og ønskene til alle brukere på huset.
Hva er en site manager?
Site manager, husvert, servicekoordinator, kontraktsjef. Kjært barn har mange navn. Innen ledelsesdisiplinen Facility Management bruker vi gjerne «site manager» for å beskrive en sentral ressurs som har det overordnede ansvaret for å følge opp driften av kontorbygget og fungere som et sentralt kontaktpunkt for både interne ansatte, eksterne servicemedarbeidere og gårdeier eller forvalter.
På mange måter kan en site manager sammenlignes med en hotellsjef. Begge er gjerne driftige personer med mål om effektiv drift, fornøyde ansatte og et godt servicetilbud for alle brukere og besøkende.
Stressnivået er høyt, tempoet er hektisk og antallet baller i luften på et gitt tidspunkt er betydelig, men de sørger begge for at ting blir tatt hånd om før det blir et problem. Både site managers og hotellsjefer har innsikt i alle oppgavene til de ulike servicetjenesteleverandørene og kan raskt agere om noe må håndteres eller et problem må løses.
I tillegg til å koordinere leveransen av servicetjenester, fungerer en site manager også som gårdeiers og forvalters representant; de er gårdeiers og forvalters øyne i bygget. Det er en dedikert stedlig leder som forstår byggets historikk og utfordringer, kjenner til byggets nåværende og tidligere leverandører og fungerer som kontaktperson for leietakere, nabobygg og andre relevante interessenter. På den måten strømlinjeformer de informasjonsflyten og bidrar til å redusere antallet henvendelser som går direkte til gårdeier og forvalter.
Hva gjør en site manager?
På samme måte som bransjen bruker ulike navn på rollen, finnes det heller ingen enhetlig definisjon eller beskrivelse av rollen og ansvarsområdet til denne dedikerte stedlige lederen.
Tar du en prat med bransjefolk om hva en site manager er, eller surfer rundt på stillingsannonser for en site manager, vil du fort se at det er et stort sprik i hvilke oppgaver og hvilket ansvar som er tildelt rollebeskrivelsen. Men i den erkjennelsen ligger også noe av forståelsen av hva en site manager er: hva en site manager gjør, er helt avhengig av behovet til bygget de arbeider i.
Skal vi likevel forsøke å gi rollen en beskrivelse, kan vi si at en site manager jobber både operativt, taktisk og strategisk. De jobber like mye på gulvet som de er deltakere i forretningskritiske møter. De øker servicenivået for brukerne og bistår gårdeier og forvalter med strategiske beslutninger, å effektivisere arbeidshverdagen og å sikre økonomiske resultater.
Myke verdier er like viktig som økonomiske resultater. Det gjør at de har innsikt i hele verdikjeden og både kan dykke ned i detaljer, samtidig som de opprettholder det overordnede blikket på hele tjenesteleveransen.
Typiske oppgaver som ofte tildeles en site manager:
- Oppfølging av henvendelser fra gjester og ansatte
- Fokus på forbedring, samt nye og endrede behov
- Synergi- og ressurshåndtering
- Kvalitetsstyring
- Ansvar for daglig drift
- Bistå på ulike oppgaver og ansvarsområder
- Utforme statusrapporter til gårdeier
- Kjenne til underleverandører, teknisk drift og lignende
- Sikre og iverksette tiltak som leietaker vil ha behov for i samråd med gårdeier
- Skape en positiv og enklere hverdag for gårdeier, styret og daglig leder
- Følge opp serviceavtaler og kontinuerlige forbedringer
- Sikre et optimalt kostnadsnivå, det vil si å innhente priser og sikre at jobben gjøres til avtalt pris, tid og krav til kvalitet
- Statusmøter med leietakere og deltakelse på relevante leietakerforum
- Bistå gårdeier med budsjettering
- Avvikshåndtering av servicetjenester og HMS
- Delta på befaringer
- Håndtere reklamasjoner eller garantisaker av mindre omfang
- Oppfølging av adgangskontroll
Trenger jeg en site manager?
En site manager er ikke nødvendigvis fornuftig i alle sammenhenger. Det er en rolle som er nyttig og fungerer optimalt hvis kontrakten på tjenesteleveransen er stor nok. I større kontrakter med en Facility Management-leverandør er man imidlertid avhengig av en site manager for å realisere gevinstene i ledelsesdisiplinen og sikre optimal drift.
Enkelte bygg har også «facility managers». I slike tilfeller kan rollen til en site manager bli mer operativ, avhengig av størrelsen på kontrakten, og eventuelt kombineres med for eksempel en resepsjonistrolle. For mindre aktører kan også resepsjonistens ansvarsområder utvides til en site manager stasjonert i resepsjonen.
Vedkommende kan fungere som et fast kontaktpunkt med fokus på å følge opp servicenivåavtaler og kontrollere at tjenestene oppfyller avtalte krav om tidsfrister, kvalitet og kostnader. Ikke minst kan vedkommende også ta hånd om den daglige ressursfordelingen.
I andre tilfeller kan ansvarsområdene til teknisk eiendomsdrift og en site manager overlappe, for eksempel om sistnevnte har tilgang til FDV-systemene eller har tilsyn med det tekniske utstyret.
Fordelene med en god site manager på huset
En god site manager kan realisere flere gevinster for de riktige aktørene med nok volum på tjenesteleveransene i bygget. Vi har identifisert følgende positive effekter:
- Synergier: En sentral ressurs som koordinerer tjenestetilbudet på tvers av tjenesteleverandører, bidrar til å realisere synergier på tvers av tjenestetilbudet. Ved at medarbeidere samles under én felles ledelse øker sjansen for at arbeidsflyten i tjenesteleveransene optimaliseres.
- Enkel tilgang på kompetanse: I og med at site managers koordinerer tjenestetilbudet på tvers av tjenesteleverandører, er veien til nødvendig kompetanse kort. En site manager sørger for at du har faglig sterke medarbeidere som hjelper hverandre og kan enkelt trekke inn nødvendig kompetanse for å løse en oppgave, med hurtig innhenting av priser og møysom oppfølging av budsjetter og tidsfrister.
- Kostnadsbesparelser og effektivisering: En site manager sørger for at dere holder dere innenfor de økonomiske rammene, ved å samle alle oppgaver i ett sentralt kontaktpunkt og avlaste interne ressurser i bedriften for koordinasjonsoppgaver.
- Optimalisering av tjenestetilbudet: Vedkommende jobber også aktivt med å videreutvikle servicetilbudet ved å følge nøye med på de stadig endrende behovene til brukerne av bygget.
- God informasjonsflyt: En site manager bygger bro mellom alle henvendelser som kommer inn fra brukerne av bygget og gårdeier. Brukerne skal slippe å bruke tid på å lure på hvem de skal henvende seg til og gårdeier skal få presis og direkte beskjed om status på bygget eller lokasjonen. En site manager gjør med andre ord alt fra å koordinere renhold til å gjennomføre statusmøter med gårdeier.
