Outsourcing blir stadig vanligere på tvers av bransjer som en metode for å redusere kostnader og øke effektiviteten. Men effekten på bedriftens medarbeidere blir ofte ikke tatt tilstrekkelig hensyn til eller adressert tidsnok. Det er kritisk at du ivaretar personalet om du setter i gang en outsourcingprosess. Denne artikkelen forteller deg hvordan.
Outsourcing: Hva det er og hvorfor det er aktuelt?
Flere bedrifter har et behov for å effektivisere og gjennomføre endringer som vil øke attraktiviteten til næringsbyggene eller kontorlokalene sine, samtidig som de vil redusere kostnadene sine. Det er grunnen til at vi ser et taktskifte i mange virksomheter, som velger å la eksterne aktører håndtere servicetjenester som ikke er en del av hovedvirksomheten deres.
Dette er outsourcing i praksis: man setter vekk en virksomhetsfunksjon til en ekstern leverandør, enten det er snakk om å skille ut en avdeling som en selvstendig enhet eller selge enheten til nye eiere. Istedenfor at man selv drifter resepsjonstjenestene, kantinetjenestene eller renholdstjenestene som sidefunksjoner, setter man driften av servicetjenestene over til en samarbeidspartner som har det som kjernevirksomhet.
Ved å outsource får bedriftene en samarbeidspartner som kan følge opp driften tettere, etablere en god ledelsespraksis og tilføre et strategisk fokus. For eksempel vil en leverandør av kantinetjenester ha langt bedre faglig innsikt i mat og kantinedrift enn et rådgivende ingeniørfirma, på samme måte som en eiendomsdrifter vil ha langt bedre innsikt i for eksempel fasadevask, teknisk drift og energiledelse enn et forsikringsselskap.
Les også: Outsourcing av eiendomsdrift: Fordeler og ulemper
Endringskurven: Endringsprosessens fire faser
Outsourcing innebærer endringer. Min erfaring med outsourcing og virksomhetsoverdragelser, er at mennesker generelt ikke er spesielt glad i endringer. Mange sier at de takler endringer på en god måte, men når det kommer til stykket er de færreste spesielt optimistiske når de blir plassert overfor en større endringsprosess.
Cynthia D. Scott og Dennis T. Jaffe har systematisert hvordan vi mennesker håndterer endring og utviklet en modell for å forutse de ulike fasene i en endringsprosess (figur 1). Modellen «The Change Curve», eller endringskurven, deler endringsprosessen inn i fire faser, som beskriver de typiske tilstandene man opplever når man står overfor endringer:
- Fornektelsesfasen: Uansett hvor godt man takler endring, tar det tid før den synker inn. Vi fortsetter ofte som før, inntil endringen synker inn. I denne fasen opplever vi gjerne uro, stress og følelser av tomhet. Motstanden øker gradvis og effektiviteten synker. På dette stadiet er det spesielt viktig å gi de ansatte den hjelpen de trenger for å bevege seg videre over i de neste fasene.
- Motstandsfasen: Når endringen oppleves som virkelig, blir motstanden større. Sinne og frykt preger oss idet vi tviholder på det som var og ikke er i stand til å møte framtiden. I og med at denne fasen fort kan munne ut i en følelse av kaos og planløs energi, er det kritisk at personalet får den nødvendige bistanden til å komme seg raskt over i den neste og mer produktive fasen.
- Utforskningsfasen: I den tredje fasen vendes blikket som regel fremover, mot mulighetene som ligger foran oss. Skepsisen gjenstår, men energien øker etter hvert som vi gradvis beveger oss mot aksept og stabilisering.
- Forpliktelsesfasen: Først i den siste fasen oppstår ofte entusiasmen og innsatsviljen som skaper et produktivt fokus på fremtiden og muligheter. Forventninger og mål er avklart og ansatte har funnet sin plass i den nye realiteten.
Figur 1: Endringskurven. Basert på «The Change Curve», Cynthia D. Scott og Dennis T. Jaffe
Hvordan ivareta personalet?
I en slik opprørende prosess som endringer innebærer, må personalet vies ekstra oppmerksomhet. Konsekvensene av en dårlig gjennomført outsourcingprosess er demotiverte ansatte, uheldig innledning av endringsprosessen, økt sykefravær, misfornøyde gjester og kunder og tap av dyktige medarbeidere. For å unngå dette anbefaler vi deg å følge følgende råd når du outsourcer:
- Kontakt en rådgiver om virksomhetsoverdragelse: Vellykket outsourcing krever god planlegging og kommunikasjon tidlig i prosessen.
- Involver tillitsvalgte i prosessen: Disse er kritiske for å ivareta medarbeidernes rettigheter i forhold til outsourcing og virksomhetsoverdragelse. Arbeidsmiljøloven krever at tillitsvalgte involveres ved endringer på personellet ditt.
- Kall inn til et informasjonsmøte: De fleste medarbeidere blir usikre når de står overfor endringer. Det er kritisk å presentere konkrete ting som gjør at den ansatte blir mentalt forberedt og at det som gir trygghet formidles på en ryddig og god måte. Samle gjerne inn spørsmål de ansatte måtte ha i forkant av informasjonsmøtet, slik at alle problemstillinger blir besvart og alle usikkerheter blir hørt.
- Presenter selskapets goder: Vil ansienniteten overføres? Hvordan er pensjonsordningen? Hva med forsikringer? Har bedriften en AFP? Er de tilknyttet en bedriftshelsetjeneste? Hva med overtidsbetaling og ferie?
Vellykket ivaretagelse av personalet i en outsourcingprosess handler om å bli sett, å bli hørt og å få støtte. Om du gir dette til personalet, øker sannsynligheten for at outsourcingprosessen blir en vellykket affære.
