Kostnadene, ressursene og tiden som går med på å drifte et anlegg eller et næringsbygg er betydelige. Samtidig er presset for å tilby tjenester og produkter av høy kvalitet stadig økende. Derfor vender flere bedrifter blikket mot Facility Management, så de kan flytte ressursbruken sin i retning av kjernevirksomheten. Det kan du også gjøre. Denne artikkelen forteller deg hvordan.
I dagens konkurranseutsatte markeder, må bedrifter tenke strategisk for å gjøre mer enn bare å overleve. Og denne tenkingen må omfatte både kjernevirksomheten og arbeid som befinner seg utenfor rammene av kjernevirksomheten. Facility Management spiller en essensiell rolle for sistnevnte. Dets hensikt er å støtte kjernevirksomheten og bedriftenes overordnede strategier, med hensikt om å koordinere bygg- og eiendomsdrift for å effektivisere hele organisasjoner.
Facility Management frigir tid, personell og ressurser slik at du kan fokusere på det du gjør best, å drifte kjernevirksomheten din. Alt du trenger å gjøre for å komme dit, er å skissere opp nåsituasjonen din, definere den ønskede situasjonen din og identifisere den ideelle samarbeidspartneren din.
Kartlegg kostnadene i bedriften din
Begynn med å skissere opp, definere og forstå nåsituasjonen din. Kartlegg alle kostnadene i bedriften din. Dette er lettere sagt enn gjort. Det er ikke kun direkte kostnader som må tas med i beregningen. Du må også ta høyde for ledelsestid, indirekte kostnader på personalavdelingen og lignende. Bruk disse spørsmålene som hjelpemidler:
- Hvor mye tid bruker ledelsen på fasilitetsstyring?
- Hvor mye tid bruker du på å koordinere ressurser?
- Hvor mye tid går til spille fordi ulike servicemedarbeidere ikke får gjort jobben sin på grunn av dårlig planlegging og organisering?
- Hvor mye tid bruker du på renhold? Utføres det renholdsarbeid som strengt tatt ikke er nødvendig?
Svarene på disse spørsmålene, og andre lignende spørsmål, skal fungere som hjelpemidler for å danne en god oversikt over den eksisterende situasjonen i næringsbygget ditt og gi deg en pekepinn på hvilke områder du har muligheten til å redusere kostnader og hvordan du kan effektivisere driften av anlegget ditt.
Kartlegg behovet ditt
Når du har definert nåsituasjonen din, og kartlagt hvor mye tid, penger og ressurser du bruker på fasilitetsstyring i næringsbygget ditt i dag, må du kartlegge behovene til organisasjonen din.
De fleste bedrifter drifter lokalene sine reaktivt, ikke proaktivt. Konsekvensen blir at nøkkelprosesser og systemer ikke er på plass for å støtte de nåværende behovene til bedriften. Det betyr også at lokalene ikke oppnår den nødvendige fleksibiliteten til å ivareta de kortsiktige og langsiktige behovene og kravene til bedriften. Ikke minst kan det føre til at bedrifter ikke maksimerer og realiserer det fulle potensialet i lokalene sine.
Hva behovene dine er, bør resultere i en solid «service level agreement» (SLA). Allerede på dette tidspunktet kan det lønne seg å spille inn eller være i dialog med en Facility Management-leverandør. En dyktig leverandør kan gi deg konkrete råd i denne kartleggingsprosessen. De kan stille med rådgivere som kan stille deg de riktige kontrollspørsmålene og avdekke de faktiske behovene du og organisasjonen din har.
Velg riktig leverandør
Om du har bestemt deg for å outsource fasilitetsstyringen av bygget ditt, står du overfor to valgmuligheter. Du kan enten sette bort driften av de ulike servicetjenestene til ulike enkeltstående byråer, eller du kan sette det bort til én Facility Management-leverandør. Sistnevnte gir deg tilgang til en kjerne med medarbeidere med den samme arbeidskulturen og den samme ledelsen. Dette tillater deg å ta ut synergier på tvers av tjenestesiloene, noe som blir vanskelig med flere ulike underleverandører.
Still deg selv følgende kritiske spørsmål:
- Tilbyr de flere tjenester i egen regi?
- Har de fornøyde kunder?
- Har de erfaring fra kunder i samme bransje som du opererer i?
- Kan de vise til gode resultater?
- Har de evnen til å forstå bedriftsbehovene dine?
- Har de et fokus på innovasjon og bærekraftig utvikling?
- Har de alle nødvendige sertifiseringer på plass?
- Fokuserer de på etikk og samfunnsansvar?
Les også: Dette må du tenke på når du velger Facility Management-leverandør
