Høye kostnader i kantinedriften? Slik reduserer du dem

Gode kantiner med et variert mattilbud, utmerket service og flotte fasiliteter blir stadig mer verdsatt av arbeidstakere, og bedrifter og næringsbygg strekker seg langt for å imøtekomme ønskene og behovene deres. Men det kommer ikke gratis og kantinedriften kan ende opp med å bli en betydelig kostnadsdriver for bedrifter. Ved hjelp av noen smarte grep kan imidlertid kostnadene reduseres.

I undersøkelsen «Hvordan lokaler og nærområder bidrar til trivsel på arbeidsplassen», gjennomført av Norstat og Indianer for OBOS, troner høy kvalitet på maten øverst på listen over hva som skaper mest trivsel på arbeidsplassen. På tredjeplass kommer viktigheten av at kantinen har et ekstra stort utvalg. Det sier noe om viktigheten av en god kantine og den verdiskapende effekten den har på arbeidsplassen og for arbeidsmiljøet. 

Men for mange har kantinedriften en betydelig prislapp hengende på seg, noe som ofte skyldes lite gjennomtenkt planlegging og dårlig driftsrutiner. I en undersøkelse utført av eiendomsforvalteren Basale, ligger kostnadene på mellom 2000 og 3500 kroner per bruker. Disse kostnadene kan reduseres. Her tar vi for oss noen av de lavest hengende fruktene.

Optimalisere utforming og plassering av utstyr

Kantinen er gjerne det siste som planlegges når nye bygg settes opp, noe som i mange tilfeller resulterer i for lite lagringsplass, dårlig arealutnyttelse, spesielt i innleveringen av oppvask, eller lite optimal plassering av kantinen i forhold til vareleveringen. Dette skaper mer enn gjerne misfornøyde kantinemedarbeidere, lange køer og misfornøyde kunder. 

Ideelt sett burde utforming av kantinen og plassering av utstyr vært høyt prioritert da kantinen først ble etablert. Organisasjonens behov burde vært tydelig avklart sammen med en arkitekt og aller helst en spesialist på kantinedrift, før den ble designet, bestemt og installert. Men for de fleste bedrifter har det toget gått. Disse burde heller forsøke å ommøblere kantinen for å skape et optimalt tilbud for gjestene og en egnet arbeidsplass for kantinemedarbeiderne. For eksempel kan effektiviteten av gulvrengjøringen økes med en bedre plassering av kantineinnredningen og behovet for rens av stoffmøbler reduseres om man velger rene overflater på møbler.

Les også: 5 ting du må tenke på når du skal etablere kantine i et kontorbygg 

Redusere lengden på kassekøene

Dårlig utforming fører gjerne også til andre uheldige konsekvenser. Er det begrensninger i lagringsplassen, utilstrekkelig arealutnyttelse i innleveringen av oppvask og avfall eller andre klønete løsninger, blir logistikken dårligere og køene lengre. For eksempel kan en uhensiktsmessig plassering av oppvask- og avfallsområdet bidra til at køene strekker seg ut i det øvrige kantinelokalet og kolliderer med kassekøene. Også her vil en taktisk ommøblering av kantinen kunne bidra til å redusere kostnader. 

Det samme kan smarte kantineløsninger. Det finnes en rekke løsninger på markedet som har til hensikt å forenkle kantinedriften og som samtidig reduserer lengden på køene. Tradisjonelle kasseløsninger, gammeldagse betalingsløsninger og kontanter kan for eksempel erstattes med moderne teknologi for å effektivisere kantinedriften. Selvbetjente kasseløsninger, der gjestene bruker nøkkelkortet til bygget for å betale, tar både mindre plass i lokalene og frigir tid hos kantinemedarbeiderne til annet verdiskapende arbeid. 

Les også: 4 tips til å skape en kantine dine ansatte vil trives i

Etablere en servicenivåavtale

En kilde til misfornøyde kunder, er manglende føringer for og mangelfull kommunikasjon av hvilken kvalitet som skal leveres i kantinen. Det fører ofte til misfornøyde kunder. Forventningene bør avstemmes gjennom og konkretiseres i en såkalt «service level agreement» (SLA). En SLA konkretiserer servicenivået på tjenestene som skal leveres, og er helt kritisk for vellykket kantinedrift. 

Les også: Kantine vs. personalrestaurant: Forskjeller, likheter og valgmuligheter

Effektivisere kantinedriften

Flere bedrifter drifter kantinen på egen hånd. Det kan være en god løsning, men for mange er det en betydelig kostnadsdriver de ofte ikke er bevisst på. For eksempel kan det være krevende å holde seg oppdatert på lovverk, regler og trender innen kantinedriften. I tillegg er sjansen stor for at man innarbeider mangelfulle og ineffektive rutiner i kantinedriften som en følge av manglende erfaring. Ikke minst er det utfordrende å lande gode innkjøpsavtaler som en liten aktør. Kantinedriften må planlegges og rutiner må etableres, slik at kantinen er i stand til å levere over tid.

I tillegg til å ha gode innkjøpsavtaler, være oppdatert på trender og ha gode rutiner for både ferieavvikling, menyplanlegging og renhold av kjøkkenutstyr, vil en kompetent leverandør av kantinetjenester også kunne bidra med langt flere muligheter i kantinedriften enn de fleste er i stand til alene. De vil ofte kunne tilby kvalifiserte vikarer ved behov, implementere godkjente internkontrollsystemer, ta seg av allergenmerking og tilby faglig assistanse med spisskompetente fagpersoner.

Hvis du trenger flere råd og tips til hvordan du kan skape den optimale kantinen i bygget ditt, kan du ta en kikk på vår lettleste guide til vellykket drift av kantine og personalrestaurant, tilgjengelig for nedlasting nedenfor.