Å flytte en virksomhet til et nytt kontorlokale er en unik mulighet til å gjennomføre positive endringer, enten det er små justeringer eller større organisasjonsutvikling.
Flytting til nye kontorlokaler kan være en stressfull affære. Både fysiske og ikke-fysiske sider av organisasjonen må transporteres, flyttes og overføres på en vellykket måte, samtidig som driften opprettholdes på best mulig måte underveis. Det er lett å trå feil. Men flytting kan også være en positiv affære. Som Sintef bemerker i rapporten «Kontorbyggets bruk» kan flytting være det mest kraftfulle virkemiddelet for organisasjonsutvikling som finnes – om det brukes riktig.
Flytting som endringsagent
Flytting kan bli en kraftfull motor for positive organisasjonsendringer for enhver bedrift. Her lister vi opp noen av fordelene som kan oppnås gjennom en nøye planlagt flytteprosess:
- Effektivisering av arbeidsprosesser: En vellykket flytteprosess kan skape mer effektive arbeidsprosesser. Om man for eksempel sitter i cellekontorer i dag, kan flytting være en god mulighet for å flytte til et åpent landskap og aktivere aktivitetsbaserte arbeidsplasser eller teambaserte arbeidsplasser for forbedret intern læringsflyt, om bedriften anser det som hensiktsmessig for produktivitet, trivsel og effektivitet.
- Kostnadsreduksjoner: Flytting kan være kostbart i seg selv, men på sikt kan det bidra til reduserte utgifter. Det gir bedrifter muligheten til å etablere en mer arealeffektiv kontorinnredning og en sjanse til å revurdere servicetjenestetilbud for økt effektivisering og lavere kostnader.
- Kontorlokalet som strategisk virkemiddel: Flere bedrifter ønsker å bruke kontorlokalene og -byggene som strategisk virkemiddel for å styrke konkurransekraften, både overfor kunder og potensielle medarbeidere. Da vi i Tomagruppen flyttet inn i våre nye lokaler i Sandstuveien 68, var mye av tanken å samle all kompetansen vår innen Facility Management på ett sted og på sikt bruke bygget som et «showroom» for alle servicetjenestene våre.
- Økt medarbeidertilfredshet: Å flytte til et bygg som driftes godt og har de nødvendige servicetjenestetilbudene, vil øke medarbeidertilfredsheten. Dette kan være bygg som tilbyr personalrestauranter, treningslokaler, muligheten til å rense klær, godt inneklima, bilvask og lignende.
Kriterier for et vellykket flytteprosjekt
Den tidligere nevnte Sintef-rapporten understreker at flytting i seg selv ikke fører til positiv utvikling. Gjort på feil måte kan flytting heller skape konflikter og sementere eksisterende praksis.
Å flytte til nye lokaler krever god endringsledelse. I praksis handler det om å føre virksomheten fra sin nåværende tilstand til det ønskede målet for endringen, det vil si over i nye lokaler. Og god endringsledelse er krevende og stiller store krav til ledelse på alle nivåer av organisasjonen. Gamle lokaler må avvikles og nye lokaler må planlegges, samtidig som den daglige driften må fortsette uten stopp. Styres flyttingen på en god måte, er sjansen stor for at bedriften vil oppnå fordelene listet opp ovenfor. Om dere følger følgende tips, er sjansen stor for at dere får god styring på flytteprosessen:
- Tilstrekkelig ressursallokering og forankring i ledelsen: For at flyttingen skal få en positiv innvirkning på bedriften, poengterer Sintef-rapporten at toppledelsen må se mulighetene og allokere de nødvendige ressursene i form av tid, penger og kompetanse. Ikke minst må ledere få muligheten til å forberede seg på og forstå viktigheten av flyttingen for å opprettholde driften i flytteperioden.
- God kommunikasjon: I en flytteprosess er det avgjørende at medarbeidere føler de blir inkludert og informert. God kommunikasjon, både før, underveis og etter flyttingen, er dermed kritisk. Kommuniser målet og tidsplanen for flytteprosessen. Alle er ikke like glad i endringer og omstillinger, så det vil dempe eventuelle bekymringer som måtte oppstå. Samtidig vil det gi ansatte muligheten til å kunne påvirke sentrale deler av sin egen arbeidshverdag i et nytt lokale.
- Kontakt en Facility Management-leverandør tidlig i prosessen: Om en Facility Management-leverandør inkluderes tidlig i prosessen kan de bistå med å skreddersy optimale tjenester, utforme anbud og forespørsel om informasjon (RFI). Ikke minst kan de tilføre et kritisk blikk på hvor mye tid som har blitt brukt på servicetjenester i fortiden og hvilke som mangler for å optimalisere driften av bygget. De aktørene som er tidlig ute, går gjerne i dialog med Facility Management-leverandøren 12-18 måneder før flyttingen finner sted.
Om du ønsker å lære mer om viktigheten av gode servicetjenester i næringsbygg og hvordan det kan bidra til å skape gode arbeidsplasser, er du hjertelig velkommen til å laste ned vår guide til Facility Management nedenfor.
