Resepsjonen er gjestenes første møte med bedriften. Inntrykket de får her virker inn på hvordan bedriften oppfattes. En moderne resepsjonist sørger for at gjestene får det best mulige inntrykket av bedriften idet de trer over terskelen til kontorlokalene deres.
På mange måter er resepsjonisten en av dine viktigste merkevareambassadører. Det er egentlig ganske selvfølgelig. Se for deg at noen ringer inn til eller besøker bedriften din og møter en uinteressert, lite vennlig og kunnskapsløs person som kanskje heller ikke kan forlate plassen sin for å finne svar på spørsmålene deres. Sjansen er stor for at vedkommende som ringer inn sitter igjen med et under middels inntrykk av bedriften din.
En moderne resepsjonist er motsetningen til dette, en person som forvalter førsteinntrykket på best mulig måte, er utpreget serviceinnstilt, vennlig og varm og utnytter alle muligheter for å effektivisere resepsjons- og kontorstøttetjenestene.
Resepsjonisten: En rolle i endring
Kollega Kristin Nerheim Austvik stilte tidligere spørsmålet om resepsjonister egentlig er nødvendige i 2018 i en tidligere publisert artikkel, med tanke på den raske teknologiske utviklingen som brer om seg i kontorlokaler verden over. Det er et godt spørsmål, for automatiserte resepsjonstjenester tar over stadig mer av oppgavene som faller innunder den tradisjonelle resepsjonistrollen.
Det er sant at flere og flere bedrifter dropper resepsjonisten til fordel for moderne teknologiske løsninger. Men, resepsjonisten må ikke nødvendigvis pakke sakene sine og dra. I mange tilfeller er det mer fornuftig å beholde vedkommende og la resepsjonistrollen fungere merkevarebyggende og ta på seg oppgaver som vanligvis ikke faller innunder det tradisjonelle ansvarsområdet.
Viktigheten av å ivareta den personlige relasjonen
Resepsjonen automatiseres i økende grad. Robotteknologi, virtuelle resepsjonstjenester og automatiserte systemer tar imot gjester og besøkende uten menneskelig hjelp. Effektivt, absolutt, men potensielt fremmedgjørende.
Den personlige relasjonen er fortsatt viktig å ivareta i det første møtet med gjester for flere bedrifter. For det første er det en betydelig fordel at resepsjonisten er fysisk tilstede i inngangsområdet for å veilede gjester, kunder og leverandører. For det andre vil en resepsjonist ha langt bedre forutsetninger til å se og møte hver enkelt gjests unike behov. Ikke minst har den riktige resepsjonisten evnen til å forstå at forventningene til internasjonale gjester kan være annerledes enn til de som oftest besøker lokalene deres.
Dermed er det fortsatt rom for resepsjonister med gode kommunikative og interpersonlige ferdigheter, moderne resepsjonister som evner å se hver enkelt gjests unike behov.
Det utvidede ansvarsområdet til en moderne resepsjonist
En kombinasjon av teknologiens effektivitet og menneskelig varme er for mange bedrifter et langt bedre alternativ enn å helautomatisere resepsjonstjenestene. På den måten ivaretar man imøtekommenheten og servicen karakteristisk for den tradisjonelle resepsjonen og møter behovene til hver enkelt gjest, samtidig som man gir resepsjonisten muligheten til å ta på seg ytterligere oppgaver. La meg gi deg noen eksempler:
- Servicekoordinator: I mange tilfeller kan det være en fordel å utvide resepsjonistens ansvarsområder ved å utnevne en servicekoordinator. Servicekoordinatoren er et fast kontaktpunkt. Vedkommende følger opp servicenivåavtaler, og kontrollerer at tjenestene oppfyller avtalte krav om tidsfrister, kvalitet og kostnader. Personen kan også ta hånd om den daglige ressursfordelingen.
- Barista: Eller hva med å transformere resepsjonisten til en deltids barista? Som vi har vært inne på tidligere på bloggen vår, kan resepsjonisten servere kaffe til gjester. For de mer eventyrlige og fremadrettede bedriftene, kan til og med resepsjonen omgjøres til en kaffebar, der de som arbeider i kaffebaren også tar på seg mer tradisjonelle resepsjonistoppgaver.
Les også: Slik gjør du resepsjonen din om til en koselig kaffebar
Mulighetene er mange. Det viktigste er at du skaper en resepsjon som er innbydende og ønsker gjestene dine velkommen. En moderne resepsjonist, som ser og ivaretar hver enkelt gjests unike behov og tør å se utenfor rammene av resepsjonen for å ta på seg oppgaver som i utgangspunktet ikke ville falt innunder vedkommendes ansvarsområde, kan hjelpe deg med det.
