Alle bedrifter er avhengig av en rekke tjenester for å fungere optimalt, enten det er teknisk drift, vakthold, kantinedrift, kontorstøtte eller renhold. Om du opplever at driften av disse tjenesteområdene trekker fokuset ditt lenger og lenger vekk fra kjernevirksomheten din og sluker både tid, ressurser og kostnader, kan det være et symptom på at bedriften din trenger Facility Management.
Vi har identifisert syv «pain points» som Facility Management kan være løsningen på. Om du opplever én eller flere av dem, kan det være et tegn på at tiden er inne for å vurdere Facility Management.
1. Du bruker for mye tid på servicetjenester
Vi ser til stadighet bedrifter som selv bruker unødig mye tid og ressurser på servicetjenester. Et typisk eksempel er virksomheter som bruker medarbeidere til å handle inn lunsj når de i stedet kunne brukt tiden sin på verdiskapende eller fakturerbart arbeid. Andre tilbakevendende utfordringer er bedrifter som bruker mye interne ressurser på å administrere, lede og håndtere forbedringer av anleggs- og bygningsvedlikehold.
Facility Management har til hensikt å støtte opp under en organisasjons kjernevirksomhet. I praksis betyr det å integrere mennesker, anlegg og prosesser for å skape kostnadsbesparelser, tilføre et strategisk fokus til bedriften, redusere antallet kontaktpunkter du må forholde deg til og oppnå heldige synergier på tvers av de ulike tjenesteområdene. Alt for å hjelpe deg til å fokusere mer på det du er best på og som er viktigst for deg – din egen kjernevirksomhet.
Les også: Hva er Facility Management?
2. Du har for mange kontaktpersoner og avtaler å forholde deg til
Forholder du deg til en rekke ulike underleverandører, må du også forholde deg til en rekke ulike kontaktpunkter og avtaler. Jo flere uavhengige leverandører du må forholde deg til, desto større er sjansen for at du skaper mer kompliserte prosesser, doblearbeidsprosesser og fragmentert kommunikasjon. I beste fall blir det mange møter og store mengder papirarbeid å forholde seg til. I verste fall risikerer du uhell og manglende innsikt i eget næringsbygg eller anlegg.
En Facility Management-leverandør samler alle tjenesteområdene under én felles ledelse, med ett enkelt kontaktpunkt. Du får én kontaktperson – en såkalt «site manager» – som koordinerer oppgaver, fungerer som en sparringspartner og sørger for at ting blir tatt hånd om før det blir et problem. Gevinsten er færre leverandørmøter, færre kontrakter og færre fakturaer – med andre ord, langt mindre tid brukt på administrasjon for deg og bedriften din.
3. Du har for høye kostnader på eiendomsrelaterte tjenester
Har du høye personell- og medarbeiderkostnader knyttet til fasilitetsstyring? Har du muligheter til å redusere kostnader ved å optimalisere arbeidskraften din? Kan du kutte kostnader ved å forbedre arbeidsprosessene dine? Å drifte fasilitetsstyringen in-house kan spise av både arbeidstimene og kostnadsbudsjettene dine, og ofte finnes det betydelige besparelsesmuligheter i måten du drifter eiendommene dine på. En Facility Management-leverandør kan hjelpe deg med å identifisere disse mulighetene.
Å samarbeide med en Facility Management-leverandør, kan spare deg både tid, penger og energi. For det første vil du frigi kapasitet hos egne medarbeidere, som slipper å administrere flere enkeltstående underleverandører. For det andre vil en profesjonell underleverandør ofte ha bedre innkjøpsbetingelser fra sine underleverandører. For det tredje har de gjerne investert i egne verktøyer, medarbeidere og kursing for å optimalisere og effektivisere driftsmetodene sine.
Les også: Slik kommer du i gang med Facility Management
4. Du er ikke oppdatert på siste trender og regelverk
Det er mange forskrifter, lover og regler du må ta hensyn til når det gjelder eiendomsdrift, servicetjenester og fasilitetsstyring – ofte krevende stoff å sette seg inn i. Samtidig skaper den raske teknologiske utviklingen stadig nye muligheter og trender som bærer med seg potensiale for betydelige effektivitetsgevinster. Hvor godt du kjenner disse reglene og lovene og hvor oppdatert du er på de seneste trendene, avgjør i stor grad hvor vellykket driften av kontorbygget ditt vil bli.
Still deg gjerne følgende kontrollspørsmål for å syreteste om du har innsikten og kompetansen som behøves for å bringe nærings- eller kontorbygget ditt inn i det 21. århundret:
- Kjenner du til innholdet i avfallsforskrifter, internkontrollforskrifter, brannforebygging og tekniske forskrifter?
- Har du kunnskap og kompetanse om hvordan sensorteknologi, «tingenes internett» (IoT), big data og automatisering skaper effektivitetsgevinster i driften av næringsbygg?
- Kjenner du til Difis anbefalinger om bærekraftige anskaffelser av mat og kantinetjenester?
- Har du inngående kjennskap til miljøledelsestandarden ISO 14001 og styringssystemet for arbeidsmiljø OHSAS 18001? Og, vet du hvordan du kan utnytte dem for å styrke merkevaren din?
Slike spørsmål vil en kompetent Facility Management-leverandør kunne hjelpe deg med å besvare. Og det vil være nyttig. Du risikerer tross alt bøter om du ikke har den nødvendige innsikten i aktuelle lover og regler. Ikke minst risikerer du å gå glipp av betydelige kostnadsbesparende muligheter i nye digitale og teknologiske løsninger.
5. Du betaler for mye for varer og tjenester
Profesjonelle aktører har gjerne bedre innkjøpsavtaler og innkjøpsbetingelser fra sine underleverandører enn en mindre, enkeltstående leverandør eller bedrift. For eksempel vil en Facility Management-leverandør, kun på grunn av volumet av varer som kjøpes inn, ha langt bedre innkjøpsbetingelser til kantinedriften enn mindre aktører.
Les også: Dette må du tenke på når du velger leverandør av Facility Management-tjenester
6. Begrenset kapasitet i endrings- og omstruktureringsprosesser
Større organisasjonsendringer og omstruktureringer er krevende arbeid. Mye kan gå galt og mange av gevinstene kan utebli. Faktisk feiler så mange som 70 prosent av alle endringsprogrammer med å oppnå målene sine, ifølge konsulentfirmaet McKinsey.
Se for deg at bedriften din vokser eller at aktivitetene i bygningen din eller bygningene dine endrer seg og at du drifter fasilitetsstyringen in-house eller lener deg på en rekke ulike leverandører av enkeltstående servicetjenester. I en større endrings- eller omstruktureringsprosess vil håndteringen og administrasjonen av alle disse enkeltstående tjenestene bli en særdeles tidkrevende operasjon i seg selv.
En Facility Management-leverandør kan tilføre organisasjonen din et strategisk fokus og rådgivning om hvordan du på best mulig måte kan implementere, gjennomføre og lande en større endringsprosess. Facility Management er en integrert modell der endringsledelse står i fokus og der alle involverte medarbeidere trenes i å jobbe på tvers av de ulike tjenesteområdene, under én felles ledelse. Jeg vil faktisk driste meg til å påstå at det tar lengre tid å gjennomføre endringer uten en Facility Management-leverandør på laget.
7. Du har ikke tilgang på tilstrekkelige ressurser
Et problem vi ser bedrifter stadig befinner seg i kjernen av, er manglende ressurser for å løse de ulike oppgavene som kreves for en vellykket drift av nærings- eller kontorbygg. Det kan for eksempel skyldes manglende kompetanse på oppgavene som skal løses eller dårlig kursing blant servicetjeneste medarbeidere – rett og slett manglende tilgang på tilstrekkelige ressurser.
En Facility Management-leverandør har som regel flere ressurser å spille på. Ettersom Facility Management samkjører driften av de ulike tjenesteområdene under ansvarsområdet til en «site manager», vil det være langt enklere å utnytte ressurser på tvers av siloene ved behov.
Om det viser seg at du kjenner deg igjen i flere av disse problemene etter å ha lest denne artikkelen, er det ikke så dumt å undersøke Facility Management litt nærmere. Heldigvis for deg har vi samlet alt det du trenger å vite om Facility Management i én enkelt guide, vår «Guide til Facility Management». Er du interessert, kan du laste den ned helt gratis nedenfor.
