Fraser som «FM blir nektet tilgang til styrerommet» og «bedrifter ser ikke den strategiske verdien av FM» er vanlige. Men Facility Management må fortjene sin plass i styrerommet og bevise at den har en strategisk rolle. I denne bloggartikkelen går vi litt nærmere inn på hvordan dette kan gjøres.
I mange organisasjoner styres Facility Management kun som en kostnadspost, der suksess defineres av i hvilken grad man evner å redusere denne. Fra et kostnadsperspektiv er dette forståelig ettersom det normalt sett kun er personal- og IT-kostnader som overgår denne kosten i regnskapet. Med et litt bredere perspektiv kan Facility Management brukes som et viktig verktøy for å støtte opp under organisasjonens selskapsstrategi. Innsikt i virksomhetens primæraktiviteter og selskapsstrategi, samt relevante markeds- og teknologitrender er et godt utgangspunkt.
Facility Management og mulige strategiske mål for virksomheten
Som et eksempel har den siste tidens utvikling innen sensorteknologi og analyseverktøy skapt uante muligheter for datainnsamling og analyse av bygningsmassen. Data fra sensorer installert i bygningsmassen kan nå være med å definere optimale tidspunkt for utskiftning av bygningsobjekter, der konsekvenser av nedetid (brukeropplevelse og innvirkning på primæraktiviteter), samt livssykluskostnader av både objekt og bygg er en del av analysen. Videre vil de samme sensorene blant annet bidra til å optimalisere og digitalisere driftsteknikerens sjekkrunder og samle inn data om brukermønster, inneklima og brukerfeedback. Systematisert og brukt riktig kan (og bør) dataen som samles inn og analyseres være av strategisk betydning for virksomhetens selskapsledelse.
Videre ser vi at fremoverlente selskaper bruker bygningsmassen og servicetjenester som del av en strategisk agenda for rekruttering og ikke minst merkevarebygging. På denne listen finner vi blant annet en attraktiv personalrestaurant, café-konsepter, relevante servicetjenester gjennom hele dagen, arrangementer og ikke minst teknologi- og app-løsninger som understøtter disse tjenestene.
Tilsvarende viktig for virksomheten er det å skape gode opplevelser for eksisterende ansatte. Etter at selskaper har hatt stor suksess med å arbeide med kundereisen, som har gitt uttelling på både omsetning og kundelojalitet, ser vi nå at tilsvarende effekter kan oppnås gjennom å fokusere på ansattes opplevelser. Gode ansattopplevelser bidrar til å øke stolthet og produktivitet, samt tiltrekke og beholde ansatte. Dette vil igjen ha direkte påvirkning på selskapets økonomiske resultater. Som leverandør av tjenester til et bygg og dens brukere bør Facility Management kunne tilnærme seg denne strategiske agendaen. Dette fordrer at leverandøren kommuniserer og leverer tjenester som faktisk møter behovet på dette området, der brukeren ofte har svært høye forventninger. Evnen til å omsette trender og brukerbehov over til gode service- og opplevelsestjenester for brukeren vil her være helt sentralt.
Facility Managements strategiske relevans
Eksemplene ovenfor viser en realistisk sammenheng mellom Facility Management-leveransen og mulige strategiske mål for virksomheten. Neste steg blir da å kunne levere, måle og kommunisere denne sammenhengen som en del av Facility Management-leveransen. Dette setter krav til dialog, fremstillingsevne og nye eller innovative måltall for å følge opp leveransen. I et litt forenklet bilde skaper Facility Management seg strategisk relevans gjennom å lykkes på to dimensjoner:
- Strategisk kobling: Vise en realistisk kobling for hvordan Facility Management-leveransen påvirker virksomhetens strategiske mål
- Strategisk effekt: Evne å måle, levere og kommunisere verdi på områder som er koblet til virksomhetens strategiske mål
Det viktigste budskapet er at Facility Management-leverandører som evner å endre hvordan de jobber, leverer og kommuniserer verdien deres vil kunne bidra til arbeidet i strategirommet, utover det som allerede utføres av renhold, vedlikehold og møtematservice.
