Fellesnevnere for de som lykkes med Facility ManagementEt partnerskap med en Facility Management-leverandør kan være nøkkelen som åpner døren til en mer effektiv forretning og et økt fokus på kjernevirksomheten blant medarbeiderne dine. Men fordelene kommer ikke av seg selv. For at din outsourcing-opplevelse skal bli positiv, har vi samlet de viktigste fellesnevnerne hos de bedriftene som lykkes med Facility Management, som eksempler til etterfølgelse.

Veldrevne bygninger, kontorlokaler og anlegg som fungerer på sitt høyeste ytelsesnivå og tilfører bedriftens kjernevirksomhet verdi, kommer ikke av seg selv. Ifølge en rapport utgitt av konsulentfirmaet Deloitte rakner én av fire outsourcing-prosjekter i sømmene. For å oppnå en bærekraftig og konkurransedyktig fordel gjennom outsourcing, kreves et tett, langvarig og velfungerende samarbeid mellom begge parter.

Vi har identifisert fem kritiske suksessfaktorer som ligger til grunn for slike tette, langvarige og velfungerende samarbeid.

Last ned gratis guide til Facility Management

Bedriften er villig til å gjøre endringer i egen organisasjon

Facility Management er en disiplin som skal sikre optimal funksjonalitet i et næringsbygg ved å integrere mennesker, steder, prosesser og teknologi. Det krever som regel større endringer i bedriftens organisasjon. De bedriftene som evner å dra fordeler av mulighetene som følger med Facility Management, er dermed dem som er villige til å gjennomføre større organisasjonsendringer.

Facility Management er også en ledelsesdisiplin. Det er grunnen til at et velfungerende Facility Management-samarbeid bygger på en klar og tydelig forpliktelse fra ledelsen. Er ikke ledelsen aktivt og synlig tilstede i endringsprosessen eller legger betydelige budsjett- og tidsbegrensninger på satsningen, er sjansen stor for at den positive endringen uteblir.

Bedriften lar Facility Management-leverandøren stå for innkjøpene

Etablerte leverandører av Facility Management har gjerne gode avtaler med en rekke underleverandører. I langt de fleste tilfellene vil de være i stand til å lande bedre innkjøpsavtaler og innkjøpsbetingelser enn om man selv står for innkjøpene. For eksempel vil en Facility Management-leverandør, kun på grunn av volumet på varer som kjøpes inn, ha langt bedre innkjøpsbetingelser til kantinedriften enn mindre aktører.

De bedriftene som lykkes med Facility Management har tillit til leverandørens ekspertise, fagkunnskap og kompetanse, og gir dem full tilgang til regnskap og økonomisk forvaltning. Kjøper man for eksempel inn mat fra 18 ulike kjøttleverandører, kan Facility Management-leverandøren lett se at det er mulig å spare både penger og tid ved å flytte innkjøpene over til deres underleverandører.

Bedriften bruker leverandøren som en strategisk sparringspartner

I motsetning til leverandører av enkelttjenester, som kun leverer renholdstjenester, vakthold eller kantinedrift, fungerer en leverandør av Facility Management som en strategisk partner. Ifølge konsulentselskapet Deloitte kan en Facility Management-leverandør tilføre en organisasjon en rekke fordeler, blant annet:

  • Tilføre et nytt blikk på hvordan ting gjøres i organisasjonen og se forbedringspotensialer.
  • Større proaktivitet og muligheten til å differensiere seg fra konkurrentene på kvalitet, sikkerhet og verdiskapning.
  • Samkjøre og forplikte hele organisasjonen til sentrale prosesser, fremfor kun én enkelt avdeling.

Der en leverandør av renholdstjenester kun vasker lokalene dine, gir en Facility Management-leverandør rådgivning om hvordan man kan effektivisere driften av et næringsbygg på tvers av enkelttjenester, finne muligheter for kostnadsbesparelse og øke produktiviteten til medarbeiderne og organisasjonen som helhet. 

Med andre ord er det kritisk at både leverandører og kunder forstår rollen Facility Management spiller for bedriftens strategiske operasjoner. De som lykkes med felles med Facility Management vet dette.

Bedriften bruker et felles FDVUS-system

Hvilke verktøy bruker du for å drifte og styre byggene og anleggene dine? Hvordan sporer du og prosesserer arbeidsordrene? Hvordan øker du effektiviteten til teamet ditt? Bruker du verktøy og systemer for prediktiv vedlikeholdsplanlegging?

Det er ikke uvanlig at organisasjoner løser behovet for oversikt, oppdatering og ansvarsfordeling i drift og vedlikehold av bygninger og utstyr med manuelle lister og regneark. De som lykkes med facility management tar imidlertid i bruk et felles FDVUS-system for å optimalisere driften og vedlikeholdet.

Systemer for forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og service (FDVUS) dokumenterer alt som må gjøres i et bygg og med utstyr og maskiner. Det er i praksis et kommunikasjonssystem hvor oppgaver kan tildeles, endres og merkes som utført, et avvikssystem og et rapporteringssystem som kan implementeres og brukes på tvers av tjenestesiloer.

Bedriften avtaler felles mål med leverandøren

De bedriftene som kommer best ut av en Facility Management-avtale er de som lar leverandøren gi begge parter et felles mål å jobbe mot, gjerne ved hjelp av insentivavtale. Med andre ord er de beste samarbeidene et resultat av at begge parter er strategisk forpliktet til hverandres forretningssuksess.

De mest suksessfulle partnerskapene er bygget på klare målsettinger og deler en felles hensikt. Leverandøren forstår hva behovene er, hva som forventes og kravene som stilles til tjenestene de leverer. Bedriften, på sin side, forstår hva som kreves for at leverandøren skal kunne gjennomføre tjenestene med suksess og stiller den nødvendige støtten for å oppnå målene.

New Call-to-action