Lesetid: 5 minutter
Bak enhver stor konferanse er det lagt ned mye arbeid i planlegging og logistikk. Både før, under og etter konferansen må alle detaljer være på plass for at arrangementet skal gå knirkefritt for seg. Det er ditt ansvar at gjestene sitter igjen med et godt inntrykk av vertskapet.
Verdens beste event-arrangører kan tilby tjenester som design, markedsføring, produksjon for sosiale medier og gjestelistehåndtering i tillegg til vanlig avvikling. Hvor du legger lista er opp til deg, men uansett om du arrangerer møter for ti eller tusen vil planleggingen og gjennomføringen innebære en lang liste av gjøremål. Her er noen av de aller viktigste.
1. Finn riktig lokale i ditt bygg
I et stort bygg er det mange forskjellige møte- og oppholdsrom. Lokalet du velger for det aktuelle arrangementet må stemme overens med antall deltakere, samt den type aktiviteter de har planlagt for. Er det opplegg med foredrag, workshops eller bare et møte?
For mange kunder er det sosiale vel så viktig som det faglige, så sørg for å legge til rette for sosiale møtepunkter når aktivitetene planlegges.
Du bør også ha rommenes kapasitet i bakhodet når du planlegger. Det er viktig at lokalet verken ser for glissent ut eller blir for fullt, hvis det blir færre eller flere deltakere.
Uavhengig av arrangementets karakter, er forhold som god belysning og luftkvalitet også viktige faktorer. Irritasjon av øynene, hodepine og konsentrasjonsproblemer er bare noen av mange ulemper og problemer som følger av dårlige lys- og ventilasjonsforhold. I tillegg er riktig lyssetting stemningsskapende.
En dyktig event manager kan gi deg gode råd om hvilket oppsett og hvilke lokaler som passer best for ditt arrangement, noe som kan ha positive effekter på stemning og kapasitet. Ofte vil det lønne seg å samarbeide med en event manager i god tid i forveien før arrangementet eller konferansen.
2. Planlegg matbehovet
Matbehovet ved forskjellige konferanser og møter vil variere. Det kan dreie seg om enkle forfriskninger ved kortere møter til store lunsjer, middager, pausemat og mat som passer til sosiale sammenkomster.
Husk å ha alternativer til gjester som har allergier, intoleranser eller av andre grunner må følge en spesiell diett. De vanligste matallergiene er:
- Nøtter
- Gluten
- Laktose
- Fisk/skalldyr
- Egg
Vær også oppmerksom på at plantebasert mat har blitt en trend. Det finnes ingen konkrete tall på antall veganere eller vegetarianere i Norge, men det dreier seg om et sted mellom to og fire prosent.
Trender innen konferansemat peker i den retning at gjester også vil være opptatt av bærekraft og helse når de spiser. Derfor kan det lønne seg å dokumentere lite matsvinn, tilby kortreist mat og mat som er bra for helsen. Husk å lage en plan for servering og rydding.
Når du skal planlegge for mat og servering til konferansen, vil det være en stor fordel å lene seg på kunnskapen og erfaringen til en profesjonell kantinedrifter. De kan hjelpe deg med å finne den beste plasseringen for mat og drikke, fylle på med mer mat og drikke til riktige tider og tilby mat og forfriskninger som holder deltakerne opplagte og påfylt med energi gjennom dagen.
Les også: Hvilke servicetjenester er det vanlig å outsource?
3. Sjekk teknisk utstyr
Tekniske utfordringer er noe du vil unngå på arrangementet. Du kan ha planlagt alt ned til minste detalj, men hvis lyd, lys og bilde ikke virker som det skal, setter det fort en demper på stemningen. Pass på at du har dekket inn følgende:
- Video: projektorer og skjermer for videoer og PowerPoint-presentasjoner
- Lyd: mikrofoner, forsterkere, skjermer og miksere for talerne dine
- Lys: spotlights, stemningsbelysning og generell belysning for filming
- Kringkasting: kameraer og Wi-Fi for å ta opp, streame eller kringkaste konferansen sin
Mange gjester vil også trenge veiledning på valg av riktig utstyr, eller ha behov for avanserte løsninger. Slike ting må avklares i god tid i forkant. Tett samarbeid med byggets tekniker er viktig for å sikre at alt fungerer.
Les også: Er resepsjonister egentlig nødvendig i 2018?
4. Planlegg for renhold og rydding
Noe av det viktigste du kan gjøre for å gjennomføre en vellykket konferanse er å være godt rustet til å utføre den usynlige servicen – eller de tjenestene som blir veldig synlig hvis de ikke blir gjort. Renhold og rydding er oljen i trivselsmaskineriet ditt.
Et lokale preget av skittent servise, matrester, flekkete duker og søppel gir dårlige signaler. Det samme gjør skitne toaletter, mangel på såpe, toalettpapir og håndklær.
Forbered renholdspersonalet på storinnrykk av mennesker i forbindelse med konferansen. Sørg for at det er nok mennesker på jobb, og at de er preppet for arbeidsoppgaver som avviker fra vanlig rutine så lenge arrangementet pågår. Med en servicekoordinator eller husvert vil du få et felles kontaktpunkt for alle medarbeidere når det gjelder spørsmål og problemstillinger knyttet til servicetjenester.
5. Vær best på service og deltakerhåndtering
Enten arrangementet er stort eller lite er det viktig med god deltakerhåndtering. Mange kunder kan ønske skreddersydde opplegg og tilpasninger. Alle de menneskene som ankommer bygget ditt trenger å bli godt ivaretatt, og få god service dersom konferansen skal bli vellykket.
Her er noen tips du kan ta med deg:
- Ha gode systemer for påmelding og avmelding. Det er en fordel hvis dette kan gjøres via en app, da du alltid vil ha oppdatert informasjon. Send ut invitasjoner.
- Sørg for å ha et opplegg for effektiv innregistrering. Du trenger gode systemer for å håndtere deltakerinformasjon.
- Husk at det kan være behov for invitasjoner, navnelapper, bordkort og program.
- Kan du tilby nok parkeringsplasser? Hvis ikke, planlegg for alternativer.
- Enkelte gjester ønsker hjelp til booking av hotellrom, skjorterens, vask av klær og lignende. Ha gode rutiner for denne type service.
- Ha gode rutiner for oppfølging og plassering av foredragsholdere før og under konferansen.
- Enkelte arrangementer kan kreve sikkerhetsvakter som ivaretar tryggheten til deltagerne. I slike tilfeller kan det være nødvendig å hente inn et vekterselskap.
Det å arrangere konferanser og møter innebærer å løse mange forskjellige oppgaver innen flere tjenesteområder. En servicekoordinator kan hente ut synergier på tvers av de ulike områdene, og på denne måten øke servicenivået i bygget.
6. Skaff en site manager
For å lykkes med store og små arrangementer hver gang, er det en fordel å ha en arbeidsleder som kan styre prosjektene fra planlegging til evaluering. En site manager er en person som både er tilstede i den operative driften, samtidig som vedkommende kan tenke forbedring på et helhetlig plan. Ved at medarbeidere samles under én felles ledelse øker sjansen for at arbeidsflyten i tjenesteleveransene optimaliseres.
Hvis du har et konferanse- eller møtesenter vil en slik person ha oversikt over ulike arrangementer, og sørge for kontinuerlig oppfølging og systematisering av de tjenestene du tilbyr. En site manager vil kjenne bygget ditt ut og inn, og jobbe for å realisere synergier på tvers av tjenestetilbud og leverandører.
Vi ser ofte at byggdriftere mangler ressurser for å løse de ulike oppgavene som kreves for å drive konferanse- og møtesentre effektivt. Lite oversikt, manglende kompetanse og dårlig kursing av ansatte kan ødelegge for den sømløse opplevelsen byggets brukere forventer. Vi i Toma AS kan tilby tjenester som hever servicenivået i bygget ditt.
