Det viser seg at mange kunder tror de kjøper en Facility Management-løsning selv om de i realiteten kjøper et sett med enkelttjenester. Forskjellen på disse to avtalene er stor, og for å være sikker på å få en fullstendig løsning, anbefaler vi å skrive en FM-kontrakt.
En av de største gevinstene ved å ta i bruk en Facility Management-løsning som integrerer alle tjenestene dine er synergiene mellom de ulike tjenestene. Ved å velge én leverandør som har ansvaret for alle tjenestene dine, kan Facility Management-leverandøren utnytte de samlede ressursene og effektivisere driften på tvers.
Selv om en renholdleverandørs hovedoppgave er å gjøre rent, vil en Facility Management-leverandør i tillegg til å levere selve tjenestene også ha en rådgivende funksjon og operere som en strategisk partner. Her kan du få råd om hvordan fasilitetsstyringen best støtter opp om kjernevirksomheten din. FM-leverandøren har ekspertise på de tjenestene de leverer, og vil være lydhør for innspill på hvordan brukerne mener driften av de ulike tjenesteområdene kan forbedres.
Fleksibel ressursutnyttelse
Ved å velge én leverandør som leverer alle tjenestene dine, vil du også nyte godt av den unike fleksibiliteten i ansattstaben. I en Facility Management-modell vil alle ansatte kurses og få opplæring slik at de kan jobbe på tvers av tjenesteområdene. Når både kokken og kjøkkenassistenten i kantinen, renholdsmedarbeiderne, vaktmesteren og resepsjonisten har samme arbeidsgiver og er samlet under en felles ledelse, åpner dette for en dynamisk og effektiv bruk av den samlede arbeidskraften. Renholderen kan steppe inn for resepsjonisten noen timer eller resepsjonisten kan hjelpe til med vedlikeholdsarbeid i et av byggets mange rom.
En god Facility Management-leverandør har gjerne en app eller et tilgjengelig digitalt system hvor ansatte enkelt kan melde fra om avvik. En kantineansatt kan da enkelt melde fra om renholdsbehov i gangen ved heisen, resepsjonisten kan rapportere om at det trengs en lyspære ved heisen eller et malingsstrøk utenfor lageret eller lignende. Så fort denne informasjonen går inn i systemet, vil den ansvarlige se det og sette i gang med oppgaven så raskt det lar seg gjøre. Kjøper du enkelttjenester fra flere ulike leverandører, vil tjenestene i mye større grad eksistere i sitt eget avgrensede område, med sine definerte oppgaver og ansvarsområder. Så fort du har et team og en god insentivmodell, kan du raskt se bedre resultater.
Les også: Kan Facility Management bli et strategisk verktøy?
Stordriftsfordeler
Når man benytter en stor hovedleverandør vil dette naturlig nok gi mulighet for gode priser og avtaler på ulike innkjøp. Større volum gir bedre avtaler, og med en partnerskap-tankegang vil man kanskje kunne investere i produkter som man ellers ikke ville hatt budsjett til, noe som igjen vil øke brukernes tilfredshet.
En god leverandør vil også ta ansvar for reparasjoner og vedlikehold av utstyret som brukes i bygget. Skulle noe av multimedia-utstyret knyttet til møte- eller konferanserommene bli ødelagt eller slutte å fungere, vil det kunne inngå i Facility Management-kontrakten at dette er leverandørens ansvar. De har da gjerne avtale med en utstyrsleverandør som sjekker hva som er galt med utstyret og fikser det.
Les også: Verdien av å outsource til en Facility Management-leverandør
Rapporteringssystemer
For å koordinere de ulike tjenestene og funksjonene i et bygg på best mulig måte, vil et godt rapporteringssystem gjøre underverker. Det går inn i den samme logikken som gjelder for hele Facility Management-tankegangen. Du må vite hva du bruker for å se hva som kan bli bedre, jobbe med behovstilpasning på en annen måte og levere riktig nivå av tjenester fordi du ser helheten fra brukernes perspektiv.
Er du usikker på om bedriften din trenger Facility Management, kan du lese kollega Adelaine Cromartys artikkel «7 tegn på at bedriften din trenger Facility Management».
Brukerfokus
En annen fordel med å ha en Facility Management-løsning for tjenestene i bygget ditt, er at den overordnede tankegangen går fra å ha størst fokus på bygget i seg selv, over til funksjonene brukerne trenger i bygget. Dette er lettere når én leverandør har totalansvaret, nettopp fordi man kan ha oversikt over hvordan hele bygget brukes og følge dette over tid.
Skulle du som kunde være misfornøyd med noe, er det kort vei til den som kan gjøre noe med situasjonen. Dette peker også på hvorfor det er viktig med en gjennomarbeidet Facility Management-kontrakt. Der vil du ha rutiner og prosesser for hvordan avvik eller misnøye skal håndteres og møtes. Gjennom KPI-er som for eksempel omhandler brukertilfredshet i bygget.
Les også: Hvordan Facility Management forbedrer medarbeidertilfredsheten
Sikkerhet og forskrifter
En god Facility Management-leverandør vil være opptatt av at brukerne skal føle seg trygge i bygget. Også dette vil avspeiles i Facility Management-kontrakten, ved at brannsikkerhet og generelle rutiner, lover og forskrifter blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Også her vil en Facility Management-leverandør ha kompetanse til å kunne utføre alle oppgaver knyttet til sikkerhet, en langt mer effektiv løsning enn at flere tjenesteleverandører skal kobles inn.
Les også: Fordeler bedriften oppnår med Facility Management
Selv om du har samme leverandør på flere av tjenestene i bygget ditt er det altså ikke sikkert at du har en FM-leverandør. Sørg for å skrive kontrakt med leverandøren din slik at helheten blir dokumentert. På den måten er det raskt og enkelt å melde fra når noe ikke fungerer som det skal, og du kan nyte godt av en lang liste med fordeler.
