I Toma har vi en unik modell for Facility Management. Alle tjenestene organiseres og ledes fra kundens lokasjon, noe som gir en rekke fordeler. Gjennom et samarbeid med oss, nyter nå National Oilwell Varco (NOV) godt av disse fordelene.
Med Toma sin modell for outsourcing av Facility Management-tjenester, oppnår NOV betydelige kostnadsbesparelser, økt effektivitet og forbedret brukertilfredshet.
Fra flere leverandører til én totalleverandør
NOV er et multinasjonalt selskap som produserer utstyr til landbaserte og offshore oljeborerigger, med tilstedeværelse i flere norske byer, som Kristiansand, Stavanger, Tønsberg, Oslo og Molde. Toma leverer nå Facility Management-tjenester til samtlige av NOV sine lokasjoner i Norge.
NOV hadde lenge kjøpt servicetjenester fra ulike leverandører av enkelttjenester. De outsourcet renholdsarbeidet til én leverandør og kjøpte inn kantinetjenester av en annen leverandør. Samtidig håndterte de resepsjons- og eiendomsdriften selv.
Som så mange andre i samme situasjon, opplevde NOV at outsourcing til flere leverandører av enkeltstående tjenester og at tjenester i egenregi tok fokuset vekk fra kjernevirksomheten. Interne ressurser måtte bruke tid på å administrere og følge opp kontrakter og leveranser fremfor å bruke tid på verdiskapende arbeid i kjernevirksomheten.
For å bøte på problemet og å redusere kostnader, forbedre effektiviteten og øke profesjonaliteten, ønsket NOV å sette vekk alle servicetjenestene til én totalleverandør av Facility Management-tjenester. I Toma fant de en partner som tok det totale ansvaret for renhold, kantinedrift, kontorstøtte, resepsjonstjenester og eiendomsdrift for NOV på alle større lokasjoner rundt i landet.
Viktigheten av å ivareta personalet
NOV ønsket å fokusere mer på kjernevirksomheten og effektivisere eiendomsdriften sin. For å få til dette gjennomførte Toma en virksomhetsoverdragelse av resepsjonister, driftspersonell, kantinemedarbeidere og renholdsarbeidere.
Outsourcing og virksomhetsoverdragelser innebærer alltid en viss grad av usikkerhet for de involverte. Arbeidsmetoder blir endret og nye rutiner innføres, noe som ofte fører til at eksisterende medarbeidere aktivt yter motstand mot endringen.
For å unngå demotiverte ansatte, tap av gode medarbeidere og generelt en dårlig start på endringsprosessen, jobbet Toma aktivt for å ivareta personalet i outsourcingprosessen. Gjennom god kommunikasjon og strategier for å bygge tilhørighet til Toma som ny arbeidsgiver, var vi i stand til å sikre en god virksomhetsoverdragelse.
For å sikre effektive arbeidsprosesser og øke kvaliteten på eiendomsdriften implementerte vi også nye rutiner for vedlikeholdsarbeid. Alle ansatte i NOV har nå tilgang til en web-basert løsning, der de kan melde fra om avvik og sende inn bestillinger eller spørsmål. En henvendelse fra brukeren i denne løsningen genererer automatisk en arbeidsordre som rettes til driftspersonell. Dette sikrer rask og god oppfølging av arbeid som må gjøres, og gir brukerne av NOV sine lokaler en bedre og mer forutsigbar hverdag.
Reduserte kostnader og mer tid til kjernevirksomheten
Gjennom en vellykket virksomhetsoverdragelse og et langsiktig samarbeid, har NOV nå bedre kapasitet til å fokusere på sin kjernevirksomheten, samtidig som de har oppnådd betydelige kostnadsbesparelser og profesjonalisert fasilitetsstyringen. Interne ressurser behøver ikke lenger bruke tid på å følge opp flere leverandører, koordinere ulike tjenesteleveranser og håndtere en rekke fakturaer, men heller forholde seg til ett enkelt kontaktpunkt. Det har frigitt tid til å fokusere på det NOV er best på, sin egen kjernevirksomhet.
– Toma har en kontraktsansvarlig som følger opp og sørger for at NOV sine føringer blir implementert på samtlige bygg i hele Norge. Kontraktsansvarlig er også «single point of contact» mot NOV, noe som sikrer en god dialog og lite byråkrati, forteller Johnny Olsen, leder for Facility-avdelingen i NOV Norge.
NOV har nå utvidet og omdefinert kontrakten med Toma og gitt oss ansvaret for alle innkjøp fra underleverandører. Vi bruker våre avtaler til alt fra innkjøp av rørlegger- og renovasjonstjenester til innkjøp av nytt ventilasjonsanlegg. Dette gir NOV ytterligere administrative besparelser, samtidig som de får fullt innsyn i våre leverandørers bilag gjennom et egenutviklet system for økonomirapportering.
Olsen forteller at NOV er veldig fornøyd med Toma som Facility Management-leverandør på flere områder:
– NOV har fullt innsyn i vedlikeholdshistorikken og arbeidsplaner frem i tid. Ellers så er vi selvfølgelig også veldig fornøyd med å ha fått tilgang til økonomirapporten med dens underlag. Med sine stordriftsfordeler har også Toma muligheter til å forhandle frem bedre innkjøpsavtaler enn en bedrift som står alene.
Kontakt oss for en uforpliktende prat om Facility Management
Vår tilnærming til Facility Management-kontrakter, hvor tjenestene organiseres og ledes fra kundens lokasjon, har en rekke fordeler. Tilgangen på kompetanse øker, beslutningsveiene blir kortere, ledelsen blir mer proaktiv og allokering av ressurser på tvers av tjenesteområdene blir lettere. Resultatet av dette er reduserte kostnader og høyere brukertilfredshet.
Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat, om du ønsker å vite mer om hvordan en totalleveranse av Facility Management-tjenester kan komme deg og virksomheten din til gode.
