20 Facility Management uttrykk du bør kjenne tilFacility Management er et omfattende fagfelt, bestående av en rekke ulike disipliner og kompetanseområder. Som det så ofte er innen komplekse fagfelt, finnes det en rekke ulike begreper og uttrykk det kan være vanskelig å navigere mellom. Her forklarer vi noen sentrale uttrykk innen Facility Management, som du burde kjenne til.

Last ned gratis guide til Facility Management

1. Barehouse

Ifølge Byggordboka er en barehouse leieavtale «en leieavtale hvor deler av utleiers forpliktelser overføres til leietaker». På engelsk bruker man gjerne begrepet «triple net lease» for å beskrive det samme fenomenet. I praksis barehouse en leieavtale for næringsbygg som brukes i de tilfellene der leietakeren selv har ansvaret for alt vedlikehold og utskiftninger, betaler eventuell eiendomsskatt og tar på seg risiko for skade og driftsavbrudd. Barehouse brukes som regel som betegnelse for enbrukerbygg.

2. Big Data

Teknologi, digitalisering og innovasjon blir stadig viktigere og får en stadig mer sentral plass innenfor Facility Management. Big Data er et av flere «buzzord» som dukker opp med jevne mellomrom. Big Data er betegnelsen på datasett som er så store eller komplekse at tradisjonelle dataprosesseringsverktøy er ute av stand til å håndtere dem. Vi snakker om massive mengder varierte typer data som genereres av enheter og utstyr tilkoblet til internettet i en vanvittig høy hastighet.

Innen Facility Management kan disse dataene utnyttes for å optimalisere driften av bygg og anlegg. Et av de mest kjente eksemplene og bruksområdene til Big Data innen Facility Management er bruken av data innsamlet fra sensorteknologi og mobile enheter for å gi renholdsmedarbeidere beskjed om at et toalett eller et rom må rengjøres. Med andre ord muliggjør Big Data, blant mye annet, behovsbasert rengjøring.

Les også: Digitaliseringens frukter: Klare for å høstes av Facility Management?

3. Bærekraft

Miljø og bærekraftig utvikling står høyt på agendaen til både myndigheter, næringsliv og medarbeidere. Og, det står høyt på agendaen innen Facility Management. Flere undersøkelser viser at bedrifter som tar miljø og bærekraft på alvor, generelt forsterker merkevaren sin, og næringsbygg spesielt øker verdien på utleielokalene sine. En Facility Management-leverandør hjelper gjerne bedrifter med å høste disse gevinstene, gjennom et strategisk fokus på både miljø, økonomiske forhold og sosialt ansvar – de tre pilarene innen bærekraftig arbeid.

Les også: Slik kan Facility Management bidra til din bedrifts miljøprofil

4. Facility Management

En liste over sentrale Facility Management-uttrykk kan selvfølgelig ikke være komplett uten en definisjon av Facility Management. Kort fortalt, er Facility Management et samlebegrep for en lang rekke ulike tjenester levert til bygninger og eiendommer. Om du ser for deg bygningen din og alt den rommer – både mennesker, fysiske omgivelser og objekter – som en levende organisme, sørger Facility Management for at alle bestanddelene i organismen fungerer i harmoni med hverandre. En mer teknisk og formell definisjon av Facility Management, er at det er en interdisiplinær forretningsmodell som har til hensikt og koordinere etterspørsel og tilbud i private og offentlige organisasjoner. Med andre ord handler det om å samkjøre driften av bygg- eller eiendommer for å effektivisere hele organisasjonen.

Les også: Hva er Facility Management?

5. Felleskostnader

Ifølge Næringseiendom har ikke begrepet felleskostnader en rettslig definisjon, men brukes i eiendomsbransjen som en betegnelse på de månedlige utgiftene i forbindelse med et leieforhold i tillegg til selve leieprisen. Dette omfatter dermed blant annet renhold og energibruk i fellesarealer, vaktmestertjenester, vakthold og kantinedrift.

6. FDVUS

Systemer for forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og service (FDVUS) dokumenterer det lovpålagte og alt som må gjøres i et bygg og med utstyr og maskiner. I praksis er det et kommunikasjonssystem hvor oppgaver kan tildeles, endres og merkes som utført, et avvikssystem og et rapporteringssystem som kan implementeres og brukes på tvers av ulike tjenesteområder. Et felles FDVUS-system er et suksesskriterium for et vellykket samarbeid med en Facility Management-leverandør.

7. Gårdeierkostnader

Gårdeierkostnader er de kostnadene som en eier har ved å eie og leie ut en eiendom. Disse kostnadene kalles ofte også eierkostnader og er i praksis en driftskostnad. Facility Management-leverandører kan blant annet bidra med økonomisk kontroll av slike kostnader og bistå i en effektiv drift og forvaltning av ressurser. 

8. In-house

«In-house» handler om å gjennomføre en aktivitet eller operasjon innen en bedrift fremfor å sette bort aktivitetene eller operasjonene til en ekstern partner, altså outsourcing. Det betyr at en bedrift benytter sine egne medarbeidere og deres tid på en forretningsaktivitet, som for eksempel Facility Management. 

9. Investeringskostnader

Investeringskostnader er de kostnadene bedrifter tar på seg når de skal gjennomføre oppgraderinger i kontorbygget, for eksempel bytte ut en avtrekksvifte med balansert ventilasjon eller oppgradere vanlige belysningsbrytere til bevegelsesstyrt styring av lyset. Slike anskaffelser krever ofte oppfølging, vedlikehold og drift etter at de er kjøpt inn, og det er avgjørende å undersøke hvilken effekt de får på driftskostnadene. Dette gjør man vanligvis ved å se nærmere på livssykluskostnadene, som tar høyde for alle kostnadene assosiert med produktet eller tjenesten gjennom levetiden. Dette kan være innkjøps-, drifts-, vedlikeholds- og avviklingskostnader. En av fordelene med Facility Management er at driftskostnadene gjerne går ned som en følge av investeringen i Facility Management-tjenester.

10. ISO 41001

Facility Management er et forholdsvis ungt forretningsområde i rask utvikling. Nye muligheter og nye løsninger blir stadig tilgjengelig. Derfor har behovet for en felles, internasjonal mal som organisasjoner kan måle seg opp mot, meldt seg.

Dette behovet vil dekkes av den internasjonale standarden ISO 41001, som utgis i 2018. Den klargjør hva FM-ledelse er og hvorfor fasilitetsstyring er strategisk viktig i enhver organisasjon. Hovedideen bak standarden er å gi relevante aktører et enkelt verktøy for å forbedre og utvikle prosessene sine. 

Last ned gratis guide til Facility Management

11. Key Performance Indicator (KPI)

Key Performance Indicators, eller KPI-er, er et kjent begrep for de fleste. Det er beskrivelser av de kriteriene som er viktigst og mest avgjørende for at en bedrift skal være suksessfull. De er med andre ord en form for måleenheter på hvor godt en bedrift eller avdeling gjør det. De kan være rent kvantitative, som for eksempel hvor raskt en vektertjeneste kan rykke ut ved en alarm, eller kvalitative, som for eksempel hvor godt førsteinntrykk resepsjonisten gir gjestene som besøker et kontorbygg.

KPI-er hjelper Facility Management med å identifisere muligheter og utfordringer, slik at bedrifter lettere kan korrigere problemer og utnytte muligheter for å redusere kostnader og øke konkurransedyktigheten.

12. Outsourcing

Outsourcing er det motsatte av in-house. Istedenfor å bruke egne medarbeidere til å gjennomføre ulike aktiviteter og oppgaver, hyrer man inn en ekstern bedrift som leverer tjenestene man behøver. Ofte outsourcer man for å kutte kostnader. Ved å outsource Facility Management til en ekstern leverandør kan man også oppnå en rekke andre nyttige effekter, som strategisk forbedringsarbeid, færre kontaktpunkter å forholde seg til og heldige synergier på tvers av ulike servicetjenesteområder. 

Les også: Outsourcing av eiendomsdrift: Fordeler og ulemper

13. Sensorteknologi

En sensor er en enhet som er i stand til å plukke opp og respondere på input fra fysiske omgivelser, som for eksempel lys, varme, bevegelse, trykk eller et annet fenomen. Denne teknologien utnyttes i større og større grad i næringsbygg og anlegg, og med de siste årenes radikale teknologiske utvikling har disse enhetene blitt i stand til å kommunisere over internett, i det som kalles «tingenes internett» (IoT).

Se for deg at sensorer i dører og inngangsområder identifiserer antallet mennesker som befinner seg i bygningen din til enhver tid. Med denne informasjonen kan for eksempel kantinemedarbeiderne bedre planlegge for mengden mat som behøves i løpet av dagen.

Les også: Teknologiske trender innen Facility Management

14. Service Level Agreement (SLA)

En «Service Level Agreement» (SLA) innebærer en konkretisering av servicenivået på tjenestene som skal leveres av en Facility Management-leverandør. Den skal reflektere behovene du og næringsbygget eller anlegget ditt har og har til hensikt å avstemme forventningene dine opp mot leverandøren. Innen kantinedrift, for eksempel, bør det etableres en SLA, som kan inkludere hvor mange varmretter som skal tilbys hver dag, hvilken kvalitet råvarene skal ha, om kokken må ha fagbrev eller ikke, og lignende.

Les også: 5 ting du må tenke på når du skal etablere kantine i et kontorbygg

15. Servicetjeneste

Facility Management samler en rekke ulike servicetjenester innunder én felles ledelse. Typiske tjenester som ofte inngår, er følgende:

  • Renhold: For eksempel daglig renhold, periodisk renhold og matteutleie.
  • Kantinedrift: For eksempel lunsjservering, møtemat, selskapsmat, kaffemaskiner og frukt.
  • Kontorstøtte: For eksempel resepsjon, møterom, sentralbord, kontorrekvisita, planteservice og posttjenester.
  • Vakthold: For eksempel vektertjenester, patruljering, alarmovervåking og alarmutrykning. 
  • Eiendomsdrift: For eksempel teknisk forvaltning, teknisk drift, energiledelse, miljøledelse, beredskapsvakt, utvendig vedlikehold og fasadevask.

Disse tjenestene kan naturligvis leveres som enkeltstående tjenester av ulike leverandører. Fordelen med Facility Management er at man samler servicetjenestene i en helhetlig enhet for å optimalisere driften på tvers av dem.

Les også: Hvilke servicetjenester er det vanlig å outsource? 

16. Site manager

Bedrifter som forholder seg til en rekke ulike underleverandører, må også forholde seg til en rekke ulike kontaktpunkter og personer. Med Facility Management samler man alle de ulike tjenesteområdene under én felles ledelse, med ett enkelt kontaktpunkt. En site manager er dette kontaktpunktet.

Site manageren sørger for at ting blir tatt hånd om før det blir et problem. Ofte er det resepsjonssjefen som har dette ansvaret, altså det overordnede ansvaret for kontrakten eller bygget. Kjøkkensjef, vaktmester og andre roller rapporterer som regel til en site manager. 

17. Skytjenester

Skytjenester har lenge vært en av de største trendene innen IT, og stadig flere bedrifter og forbrukere bruker skybaserte løsninger, som Dropbox, sosiale nettverk og delte programvarer fra for eksempel Google og Microsoft. Med tanke på at skytjenester reduserer kostnader, øker produktiviteten og øker muligheten for fjerntilgang, ser vi også en økende bruk av skytjenester innen Facility Management. Facility Management-medarbeidere bruker for eksempel mobile enheter for å loggføre utført arbeid etterhvert som de beveger seg rundt i kontorbyggene og anleggene, informasjon som andre medarbeidere igjen enkelt kan få tilgang til og dra nytte av.

18. Smartbygg

Smarte byer, smarttelefoner, smarte strømnett, smart velferdsteknologi, smarte biler. «Smart» har utvilsomt blitt et trendy og mye brukt ord, som betegner teknologier og digitale løsninger som har til hensikt å effektivisere ulike ting. Smartbygg er ett av disse begrepene. Selv om det ikke finnes en enhetlig definisjon av dette begrepet, er ideen bak smarte bygg at ulike sensorer, enheter og utstyr kommuniserer med hverandre over internett for å øke effektivitet og produktivitet, forbedre energiforbruket og optimalisere driften av bygg. Spesielt sentralt står bærekraft og miljø høyt i kurs innen ideen om smarte bygg. Facility Management-leverandører med et fokus på innovasjon og bærekraft er gjerne sentrale støttespillere for aktører som ønsker å implementere og drifte smarte bygg. 

19. Smart City

En smart city eller smart by er en by eller kommune som utnytter informasjons- og kommunikasjonsteknologi for å øke effektiviteten, forbedre driften og heve kvaliteten av tjenestetilbudene for innbyggerne. Ved hjelp av sensorteknologi samles det inn data fra innbyggere, enheter og ressurser for å monitorere og styre trafikk og offentlig transport, infrastruktur og offentlige tjenestetilbud til fordel for innbyggerne. 

Smarte bygg er en sentral del av dette, og gjennom optimalisering av næringsbygg og anlegg bidrar Facility Management til å forbedre driften av byer og forbedre kvaliteten på tjenestetilbudene. 

20. Toppsystem

Et toppsystem er et begrep som brukes om sentrale driftskontrollsystemer eller Sentral Drift-anlegg (SD-anlegg). Det er en samlebetegnelse på et samlet elektronisk system som brukes for å overvåke og styre et automatisk anlegg. Og disse systemene blir stadig mer intelligente, og flere og flere sensortyper og sensorteknologi kan koble seg på for å styre og overvåke større deler av næringsbygget eller anlegget automatisk.  

Om du ønsker en dypere og grundigere gjennomgang av hva Facility Management er og hvordan det kan komme deg og bedriften din til gode, kan du laste ned vår digitale e-bok, helt gratis, nedenfor.

New Call-to-action